Cómo encontrar el fabricante por contrato adecuado

Un fabricante por contrato es una empresa que se hace cargo de partes del proceso de fabricación de otra empresa, con la que tiene un acuerdo de servicios mutuamente beneficioso. En el panorama empresarial del mundo actual, elegir un fabricante por contrato puede ser un proceso largo y complicado. No se trata solo de seleccionar la mejor oferta de precios o el mejor equipo de personas para delegar las tareas de fabricación; hay que tener en cuenta muchos factores para tomar una decisión estratégica. 

Este artículo ofrece un resumen de lo que hay que tener en cuenta al elegir un fabricante por contrato y una práctica plantilla de hoja de cálculo para comparar tanto los precios como los factores cualitativos.

Un modelo de negocio de fabricación por contrato se basa en un acuerdo denominado contrato de fabricación. La empresa contratante selecciona una serie de empresas de producción candidatas y se dirige a ellas con una solicitud de presupuesto para su producto. A continuación, los fabricantes presentan sus ofertas de precios para todos los componentes involucrados y se negocia un precio fijo para una cantidad determinada de productos fabricados. 

Esto se basa en el personal, equipamiento, materiales, utillaje y opciones de envío disponibles del fabricante por contrato. Si se llega a un acuerdo al respecto, el fabricante por contrato también puede externalizar la fabricación de algunas partes de la nomenclatura de materiales a subcontratistas. En esencia, trabajar con un fabricante por contrato es una forma de contratar una fábrica externa.

Las empresas delegan su proceso de producción en un fabricante por contrato por varias razones:

• Costes más bajos: Construir una fábrica conlleva unos costes elevadísimos, lo que significa que contratar a un fabricante por contrato es a menudo la única forma de iniciar la producción, especialmente para las empresas que acaban de nacer. Muchos fabricantes por contrato tienen su sede en China, India y los países del sudeste asiático, donde los costes de mano de obra pueden ser hasta diez veces más bajos que en Estados Unidos o Europa. Fabricar en China es especialmente atractivo para grandes cantidades de productos que requieran tecnologías de fabricación convencionales como el moldeo por inyección, productos que requieran una cantidad considerable de trabajo manual para su montaje, que no requieran protección de propiedad intelectual y que tengan unos plazos de envío flexibles.

• Tiempo de comercialización: Construir tu propia fábrica desde cero puede llevar años. Los fabricantes por contrato ya tienen instalaciones listas con la mayor parte del equipamiento y los empleados que hacen falta, por lo que la preparación de la producción puede hacerse en pocos meses.

• Simplificación: Externalizar la producción significa que la empresa no tiene que adquirir conocimientos especializados o experiencia para configurar y poner en marcha una cadena de producción. En vez de eso, externalizar libera recursos internos para que la empresa pueda centrarse en sus competencias básicas, como por ejemplo, la investigación y el desarrollo de la marca y el marketing.

• Eficiencia: Elegir un socio de fabricación que pueda encargarse de todos los componentes de tu producto bajo un mismo techo optimiza la cadena de suministro y evita una planificación compleja y retrasos innecesarios.

• Control de calidad: Muchas fábricas, especialmente en Europa y EE. UU., están certificadas para trabajar bajo estrictas normas de calidad. Esto hace que las piezas tengan una alta calidad y evita que hagan falta revisiones adicionales para cumplir las normas de conformidad, que pueden costar decenas de miles de euros en esa fase.

• Experiencia: Los mejores fabricantes por contrato estarán encantados de desarrollar un producto hasta la fase en la que esté listo para la producción y ofrecerán asesoramiento técnico, apoyo para el diseño orientado a la fabricación y servicios de ingeniería no recurrente. Si opta por un fabricante de diseño original, la empresa contratante tendrá a su disposición un equipo de desarrollo adicional. También ayudará en cuestiones técnicas como la selección de materiales, la construcción de moldes y los planes de montaje.

• Demanda variable: El santo grial de la fabricación por contrato es la capacidad de escalar el tamaño de las remesas a cualquier número que se prefiera. Cada contrato de fabricación cubre una cantidad de producto acordada. Cuando la relación entre las dos empresas es fructífera, es fácil encargar nuevas remesas al mismo fabricante en función de la demanda. A menudo, los fabricantes por contrato ofrecen descuentos basados en la cantidad mínima de pedido o en el consumo estimado anual. Una gran fábrica típica de China iniciará su actividad con 5000 unidades y/o aspirará a una producción total de aproximadamente un millón de dólares al año por cada cliente.

Aunque externalizar la producción a un fabricante por contrato tiene sus ventajas, también conlleva algunos riesgos:

• Cambios en el producto: El producto no siempre puede fabricarse tal y como está especificado en la nomenclatura de materiales, los planos y los prototipos con el equipamiento y el personal del que dispone el fabricante por contrato. En función del proyecto, el fabricante por contrato puede modificar ligeramente el modelo en CAD o desarrollar su propia versión del mismo para que sea más fácil y rentable producirlo. Es imprescindible establecer cuáles son los elementos del diseño más importantes antes de descubrir que un ángulo de desmoldeo, un ajuste a presión o un color se han desviado repentinamente del resultado esperado.

• Divergencias de calidad: Es importante verificar si tu fabricante por contrato puede producir y realizar pruebas para contar con certificaciones de organismos como UL, ETL, CSA, CE, ROHS y FDA. Prevenir futuras revisiones en una fase temprana del desarrollo del producto supone un ahorro significativo en costes. Es igualmente importante ponerse de acuerdo sobre las normas que se aplican a los moldes, sobre todo si pretendes ceder un molde a una fábrica en el extranjero cuando escales la producción en una fase posterior.

• Imitaciones: Aunque se firme un acuerdo de confidencialidad de forma conjunta con el contrato de fabricación, es relativamente fácil que un empleado de una fábrica robe información sensible o que incluso copie el producto para su propio mercado. Para evitarlo, es fundamental visitar la fábrica e impregnarse de su cultura empresarial, así como tener cuidado al enviar archivos CAD nativos y utilizar en su lugar formatos de conversión como IGES y STEP. A veces, los componentes se externalizan por separado para que los presupuesten distintos proveedores, con el fin de mantener la propiedad del conjunto del producto, pero es mejor hacer un esfuerzo adicional y encontrar un fabricante por contrato de confianza que se encargue de todo el proceso de producción.

• Tiempos de espera largos: No es raro que haya que esperar 90 días para que llegue un producto procedente de Asia, y el transporte marítimo tarda al menos un mes. El transporte aéreo es rápido pero costoso para la empresa (y contaminante para el planeta), por lo que los envíos por tren son una alternativa mejor cuando existe la infraestructura necesaria. Además, como el control se delega en el fabricante por contrato, es difícil gestionar las interrupciones en la cadena de suministro. Las barreras lingüísticas y las diferencias culturales también pueden retrasar el proceso. Un ejemplo es el Año Nuevo chino. En teoría, es un período de tres semanas que empieza a mediados de febrero, pero en la práctica, cuando los empleados se van a visitar a sus familias, pueden llegar a estar fuera durante seis semanas. Se trata de un período de gran imprevisibilidad empresarial, así que asegúrate de alinear bien la planificación del proyecto.

• Precios opacos: Con la fabricación por contrato, dos organizaciones tienen que obtener beneficios en lugar de una. Esto puede hacer que crezca el coste de ventas del producto final. Con frecuencia, las fábricas cobran una tarifa adicional en concepto de mano de obra, gastos generales y beneficios, que puede llegar al 30 % del precio originalmente presupuestado. En caso de que el comprador se haga cargo del transporte, habrá gastos de envíos adicionales. Por último, ten en cuenta el coste de las muestras, de las primeras pruebas y/o de las herramientas de ingeniería piloto que se generan antes de que empiece la producción.

• Relación de larga duración: Los fabricantes por contrato aprecian una relación comercial duradera y esperarán pedidos para remesas posteriores y futuros proyectos, por lo que darán prioridad a los socios comerciales que prometan una colaboración continua.

• Distancia: Un viaje para visitar a un fabricante por contrato en China puede durar entre 12 y 48 horas saliendo de EE. UU. o Europa. Un viaje de una semana para visitar fábricas le costará a tu empresa aproximadamente entre 2000 y 5000 euros por persona. 

• Choque cultural: Uno de los mayores obstáculos para el éxito en el extranjero es no respetar las prácticas culturales y empresariales. Es importante no comparar el país extranjero con el país de origen, sino invertir tiempo en comprender cómo funcionan las cosas. La importancia del consenso y de la jerarquía, por ejemplo, varían de un país a otro. En Asia, establecer relaciones cara a cara es algo necesario que lleva tiempo. Para no quedar mal, la gente tenderá a evitar la confrontación directa y decir "no". Por ello, un "sí" debe entenderse como que la otra persona entiende lo que se dice, más que como una señal de que está de acuerdo con lo que se dice. Para quedar bien y mantener su prestigio, una empresa también puede enviar a la persona que mejor hable inglés o el idioma del visitante en vez de a la persona que represente más directamente a la directiva o a la persona que mejor negocie. Esto puede provocar cuellos de botella impredecibles en el proceso de elaborar un acuerdo. Hay normas de etiqueta para cenar, saludar, intercambiar tarjetas de visita, dónde sentarse en la sala y códigos de vestimenta formal. Para quienes hagan negocios en la región por primera vez, es aconsejable contratar a un intérprete o a un asesor que se hablante nativo para salvar la distancia cultural y lingüística.

A medida que tu producto se va volviendo más definido en etapas consecutivas de prototipado, llega el momento de buscar candidatos para el fabricante por contrato adecuado. Hay varios portales en línea, pero se pueden establecer vínculos más directos indagando en las redes personales de los fabricantes y visitando ferias comerciales.

Aquí tienes una lista de formas populares de encontrar el fabricante por contrato adecuado:

• Ferias comerciales, como la legendaria Feria de Cantón en China, la Hannover Messe en Alemania, la IMTEX de India y la MODEX de EE. UU.

• Empresas de consultoría para fabricación, como Dragon Innovation

• En línea

  • Alibaba, el mayor mercado mundial de fabricación. Líneas de comunicación cortas y abiertas a todos.

  • Better Business Bureau, para consultar una lista de empresas responsables de Norteamérica elaborada con espíritu crítico.

  • Europages, un mercado B2B europeo.

  • Kompass, un listado mundial de fabricantes B2B.

  • Made In China, para proveedores chinos de componentes.

  • MFG.com. Mercado de fabricación personalizada.

  • ThomasNet

  • Yellow Pages, para empresas de EE. UU.

  • Yell, para empresas del Reino Unido.

  • Rosfirm, para productos y proveedores de Rusia.

  • Solostocks, para productos y proveedores de América Latina.

• Tu red personal

Tras la fase de orientación, selecciona entre cinco y diez fabricantes por contrato potenciales con los que asociarte. Además de guiarte por la impresión general que den, la mejor forma de hacerlo es estableciendo criterios de selección de proveedores. El equipo decidirá la importancia de cada criterio y, posteriormente, se clasificarán los potenciales fabricantes por contrato según una matriz de decisiones. 

Los criterios de selección pueden incluir:

• Coste de ventas / coste total: Ten en cuenta el utillaje, las muestras, los prototipos, las tiradas piloto, las compras de piezas a fabricantes de equipo original, la personalización, el embalaje, los envíos, los aranceles y las condiciones de pago. Si el coste total es menor que aumentar la mano de obra y la infraestructura en tu propia empresa, es más sensato externalizar.

• Tamaño de la empresa adecuado: Un fabricante por contrato puede no estar preparado para realizar tu proyecto si eres su cliente más grande. Por otra parte, si eres su cliente más pequeño, puede que no dé prioridad al proyecto.

• Cartera de productos: Congruencia en la visión global, el sector y la cartera de productos. Si el fabricante por contrato ha fabricado productos similares a los tuyos, es más probable es que se le dé bien fabricar tu producto.

• Comunicación: ¿Responde el fabricante por contrato a los correos electrónicos sin tardanza? ¿Es fácil organizar videoconferencias? ¿Existen barreras lingüísticas importantes? Si la comunicación es complicada ya en una fase temprana del proceso, es señal de que será complicado resolver los problemas más adelante.  

• Relación: Si es la primera vez que tu empresa hace negocios en la región o con un determinado fabricante por contrato, ten en cuenta el choque cultural y la inversión de tiempo que puede suponer establecer una nueva relación.

• Potencial de escalado: Los factores importantes son la automatización, el tamaño de la empresa, los descuentos por volumen y el margen de ampliación de las instalaciones en caso de que crezca la demanda.

• Envíos: Considera alternativas para transportar tus productos a las regiones específicas donde es más probable que se vendan.

• Cadena de suministro: ¿Puede el fabricante por contrato producir la mayoría de los componentes bajo un mismo techo? ¿Puede obtener fácilmente todas las piezas en su misma región? Incluye componentes, chasis, carcasas, placas de circuito impreso, software, embalaje, cableado y documentación.

• Equipamiento: ¿Dispone el fabricante por contrato del equipamiento adecuado para la producción de tu producto? No siempre tiene que ser de última generación, pero ¿dispone el fabricante de las tecnologías necesarias para la producción, el posacabado, el montaje, etc.? ¿Tiene planes de mantenimiento y calibración bien documentados? ¿Cómo se gestiona el inventario? ¿Se comparte el equipamiento entre varios proyectos? ¿Está preparado para responder a los imprevistos y a las incidencias que puedan surgir? ¿Tiene los conocimientos necesarios para aprovechar al máximo el potencial del taller? ¿Tiene buenos programas de formación para los trabajadores del taller?

• Calidad: Conformidad con normas de calidad como la ISO 9001, así como con sistemas de especificación como Pantone para los colores, y sistemas como SPI, Mold-Tech, YS y VDI para el acabado de las texturas.

• Servicios adicionales: Algunos fabricantes por contrato ofrecen asistencia para diseño orientado a la fabricación, reducción de costes, optimización de productos, abastecimiento de componentes, etc.

• Propiedad intelectual: Seguridad de la propiedad intelectual.

• Riesgo político: Aumento de los aranceles u otras barreras debido a guerras comerciales internacionales.

Hemos creado un ejemplo de una matriz de comparación combinada con una nomenclatura de materiales ficticia de los Airpods Pro de Apple, la misma plantilla que utilizamos en nuestra guía sobre la nomenclatura de materiales.

En la hoja denominada "CM Comparison" (Comparación de fabricantes por contrato), los potenciales socios de fabricación se clasifican según distintos criterios a los que se da diversos pesos en función de su importancia. Esto proporciona al usuario una visión general del proceso de selección y puede ayudar a acabar con opiniones sesgadas debidas a sobrevalorar factores como el coste más bajo, ser el mayor fabricante por contrato o tener la cultura empresarial más atractiva. El proceso puede democratizarse implicando a miembros de alto nivel de la dirección y de los equipos de desarrollo para determinar los criterios de selección y la importancia que se da respectivamente a cada uno.

Una comparación también ayuda a identificar posibles señales de alarma. Por ejemplo, aunque la ficticia Black Wizard Factories obtuvo la tercera mejor puntuación y ofrecía todas las capacidades, se debería eliminar del proceso por su inflexibilidad en la comunicación. Gracias a sus cortas líneas de comunicación, su equipamiento de vanguardia, sus posibilidades de automatización y su cultura empresarial extraordinariamente proactiva, el también ficticio Grupo Hodon sería la mejor opción según esta gráfica. 

De una lista inicial de entre cinco y diez candidatos a fabricante por contrato, normalmente se envían solicitudes de presupuesto a los tres o cinco mejores tras firmar acuerdos de confidencialidad. Para los grandes proyectos no basta con enviar solo los datos de CAD; una solicitud de presupuesto debe contener descripciones detalladas para que el fabricante por contrato pueda comprender bien el proyecto.

El documento empieza con el equivalente a una carta de presentación que proporciona información general acerca de la empresa, el equipo, la financiación, una descripción del producto, su estado de desarrollo y lo que debe hacer el fabricante por contrato. También enumera varios criterios que la fábrica debe cumplir.

La segunda parte de la solicitud de presupuesto contiene toda la información posible sobre el producto: una hoja de cálculo con la nomenclatura de materiales, dibujos, especificaciones de color, material y acabado, un prototipo, archivos Gerber en el caso de los componentes electrónicos y los márgenes previstos. Los prototipos impresos en 3D también pueden ser excelentes herramientas para comunicar la intención del diseño del producto a una fábrica. 

Por último, la solicitud debe incluir un calendario con todos los hitos previstos del camino hacia la producción.

Una vez obtenidos los presupuestos, los precios ofertados de todos los artículos de la nomenclatura de materiales se deben añadir a una tabla comparativa para poder compararlos y trabajar con ellos individualmente. Mira la hoja llamada "Price Comparison" (Comparación de precios) en nuestro ejemplo.

El coste de ventas total depende en gran medida de los costes del producto, los costes fijos y los costes de mano de obra. La celda "Volume" (Volumen) de la hoja es crucial para esto: al cambiar la cantidad del pedido, se actualizará automáticamente el coste de ventas. Al fin y al cabo, los costes fijos importan menos cuanto mayor sea la cantidad del pedido. Esto puede dar una idea mejor de cuál es el mejor fabricante si hay perspectivas de escalar la producción en el futuro.

Tras recibir los presupuestos iniciales, es una buena práctica ponerse en contacto con los distintos fabricantes por contrato para desarrollar los presupuestos y reducir los precios globales. Para reducir el coste total, una buena estrategia es centrarse en los tres o cinco componentes más caros. Éste es el pequeño porcentaje del paquete total que determinará el mayor beneficio global. 

Que haya una gran diversidad de proveedores también será un argumento a favor de la empresa contratante. Esto significa que, a diferencia de los casos en los que solo hay un fabricante disponible para fabricar una pieza, a un fabricante por contrato se le concede una licencia exclusiva para fabricar el producto, de entre todos los fabricantes disponibles.

Del mismo modo, hacer que el fabricante por contrato conozca los presupuestos de la competencia puede ser un incentivo para que presente una oferta más ventajosa. Y además de los precios de los componentes, considera la posibilidad de regatear para obtener mejores planes de garantía, asistencia, transporte y pago. Cada empresa trata con los negociadores a su manera, por lo que la situación en cuestión determinará el grado de flexibilidad que hay para un acuerdo.

Antes de decidir a qué fabricante ofrecer un contrato, es fundamental realizar al menos una visita en persona a las fábricas de entre uno y tres de los candidatos. Conocer la realidad de la situación en el extranjero arrojará más luz sobre cómo puede ser la potencial colaboración. Las ventajas de visitar una fábrica son numerosas:

• Reunirse con el equipo para conocer su nivel de compromiso.

• Inspeccionar productos de muestra producidos por la fábrica.

• Ver las instalaciones y la maquinaria de primera mano da una idea detallada de la experiencia que tiene la empresa.

• Hacerse una idea de las condiciones de trabajo, la estabilidad financiera y la protección que se dará a la propiedad intelectual.

• Tener acceso a los directivos de la empresa.

Es habitual que se organice una cena entre los representantes de la empresa contratante y el propietario o los directivos de la fábrica. Además de ser una forma cordial de conocerse, es donde fluirán las conversaciones que llevarán a la firma del contrato de fabricación. Es aconsejable enviar a alguien del departamento de compras para la negociación, a un traductor/intérprete y a alguien del departamento de ingeniería para que ofrezca asesoramiento técnico sobre el producto.

Elegir un fabricante por contrato requiere mucho cuidado, experiencia y un equipo implicado. Más que una máquina expendedora que suministra productos a partir de datos simples como planos de diseño y financiación, trabajar con un fabricante por contrato es una colaboración a largo plazo que tiene numerosos aspectos. 

Enviar una solicitud de presupuesto es solo uno de los pasos clave hacia la firma de un acuerdo; no se puede pasar por alto la importancia de la comunicación, la negociación, el trabajo en equipo, las matrices de decisión y las visitas a las fábricas.