Organiza las impresoras en grupos de impresoras en función de su ubicación o finalidad para realizar un mejor seguimiento de las impresiones o del uso del material y para administrar el acceso a estas impresoras. Para ello, comparte tu grupo de impresoras con otros usuarios de Dashboard. Si dispones de Fleet Control, también puedes enviar impresiones directamente a la cola de un grupo a través de PreForm.

Organiza las impresoras con facilidad, comparte el acceso a las mismas entre un grupo y realiza un seguimiento de su actividad.

1. Haz clic en Printers (Impresoras). Si no has creado grupos de impresoras, aparecerá una lista de tus impresoras. Si ya lo has hecho, verás tus impresoras en Printer Groups (Grupos de impresoras).
2. Haz clic en Organize Printers (Organizar impresoras). Aparecerán las opciones de organización de las impresoras.

3. Haz clic en + New Printer Group (+ Nuevo grupo de impresoras) en la barra superior. Aparecerá un nuevo grupo de impresoras vacío como un nuevo encabezado sin ninguna impresora en él.

4. Asigna un nombre al grupo de impresoras. Haz clic en Create (Crear) para finalizar el grupo de impresoras

Puedes cambiar el nombre de los grupos existentes para que sean más fáciles de encontrar y utilizar.

1. Haz clic en Printers (Impresoras). Aparecerá una lista de tus impresoras y grupos de impresoras.
2. Después de crear al menos un grupo de impresoras, haz clic en Organize Printers (Organizar impresoras). Aparecerán las opciones de organización de las impresoras.
3. Haz clic en el nombre de un grupo de impresoras.

4. Cambia el nombre del grupo de impresoras. Haz clic en × para cerrar la barra de edición.

Al registrar una impresora en Dashboard, puedes añadirla directamente a un grupo de impresoras existente.

Si estás usando una impresora de la generación Form 4 cuya versión de firmware es la 1.4.1 u otra anterior, activa Dashboard Logging (Inicio de sesión en Dashboard) antes de añadir la impresora a Dashboard.

Conecta una impresora a Dashboard utilizando el código de registro personal desde el menú Settings (Ajustes) de la impresora.

1. Asegúrate de que el firmware de la impresora está actualizado.
2. Consulta la tabla siguiente:

Si eres administrador de un grupo de impresoras, puedes eliminar una impresora de ese grupo.

1. Haz clic en Printers (Impresoras). Aparecerá una lista de tus impresoras y grupos de impresoras.
2. Haz clic en Organize Printers (Organizar impresoras). Aparecerá la página Edit Printers (Editar impresoras).
3. Selecciona la casilla situada junto a cada impresora que desees eliminar de un grupo. Si no eres administrador de un grupo, la casilla no estará disponible.

4. Haz clic en Delete Selected (Eliminar selección) en la parte superior de la pantalla para dar de baja las impresoras seleccionadas de Dashboard y eliminarlas de sus respectivos grupos.
5. Haz clic en Delete (Eliminar) para confirmar. La impresora se eliminará de Dashboard.

Los administradores pueden eliminar cualquier grupo vacío que administren. Al borrar un grupo también se borran todas las impresiones en cola y el historial de impresiones del grupo. Las impresiones en curso no se verán afectadas.

1. Haz clic en Printers (Impresoras). Aparecerá una lista de tus impresoras y grupos de impresoras.
2. Haz clic en el botón Delete Group (Eliminar grupo) situado a la derecha del nombre del grupo que desees borrar. Aparecerá una ventana de confirmación. El botón solo estará activo si el grupo está vacío y eres administrador del mismo.

3. Haz clic en Delete Group (Eliminar grupo) para confirmar. Se eliminará el grupo.

Los administradores pueden invitar a otros a convertirse en miembros o administradores de un grupo de impresoras existente.

1. Haz clic en Printers (Impresoras). Aparecerá una lista de tus impresoras y grupos de impresoras.
2. Haz clic en el botón Share (Compartir) situado a la derecha del nombre del grupo que administras y deseas modificar. Aparecerá la ventana Share (Compartir).
3. Introduce una dirección de correo electrónico en la parte superior de la ventana.
4. Selecciona un nivel de permiso para el nuevo miembro (Member (Miembro) o Admin (Administrador)).
5. Haz clic en Send Invite (Enviar invitación). Se enviará una invitación a la dirección de correo electrónico introducida.

Los miembros de un grupo pueden abandonarlo si ya no desean verlo en Dashboard.

1. Haz clic en Printers (Impresoras). Aparecerá una lista de tus impresoras y grupos de impresoras.
2. Haz clic en el botón Share (Compartir) situado a la derecha del nombre del grupo que desees abandonar. Aparecerá la ventana Share (Compartir).
3. Desplázate por la lista de miembros del grupo hasta encontrar tu propia dirección de correo electrónico.
4. Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto a tu tipo de miembro. Aparecerá el menú desplegable de control de acceso.
5. Haz clic en Leave Group (Abandonar grupo).

Los administradores de un grupo de impresoras tienen permiso para añadir nuevos miembros, eliminar miembros existentes y borrar el grupo.

1. Haz clic en Printers (Impresoras). Aparecerá una lista de tus impresoras y grupos de impresoras.
2. Haz clic en el botón Share (Compartir) situado a la derecha del nombre del grupo que desees modificar. Aparecerá la ventana Share (Compartir).
3. Desplázate por la lista de miembros del grupo hasta encontrar la dirección de correo electrónico del miembro al que quieras convertir en administrador.
4. Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto a su tipo de miembro. Aparecerá el menú desplegable de control de acceso.
5. Haz clic en Make Admin (Hacer administrador). El miembro seleccionado se convertirá en administrador.

Los administradores pueden eliminar a los miembros existentes de un grupo de impresoras.

1. Haz clic en Printers (Impresoras). Aparecerá una lista de tus impresoras y grupos de impresoras.
2. Haz clic en el botón Share (Compartir) situado a la derecha del nombre del grupo que desees modificar. Aparecerá la ventana Share (Compartir).
3. Desplázate por la lista de miembros del grupo hasta encontrar la dirección de correo electrónico del miembro al que quieras eliminar.
4. Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto a su tipo de miembro. Aparecerá el menú desplegable de control de acceso.
5. Haz clic en Remove Access (Eliminar acceso). El miembro seleccionado se eliminará del grupo.

¿Puedo seguir registrando impresoras solo para mí después de haber invitado a otras personas a colaborar?

Sí. Si ya has invitado a otras personas a colaborar en un grupo, puedes crear un nuevo grupo de impresoras y mover impresoras a él.

¿Puedo abandonar un grupo de impresoras?

Sí. Si eres el único administrador del grupo de impresoras y hay otros usuarios, antes debes asignar un nuevo administrador. No puedes abandonar un grupo de impresoras en el que eres el único usuario, sino que debes eliminar el grupo de impresoras.

¿Cómo puedo eliminar una impresora de un grupo de impresoras?

Puedes eliminar una impresora desde tu Dashboard. También puedes mover impresoras entre grupos de impresoras, ajustando así el acceso a ellas.

¿Puedo compartir una única impresora en el grupo de impresoras?

No. Para ello, tienes que mover la impresora a otro grupo de impresoras y configurar los ajustes de uso compartido de ese grupo de impresoras en consecuencia.

¿Qué ocurre si elimino un grupo de impresoras?

Solo puedes eliminar un grupo de impresoras si está vacío. Solo los administradores pueden eliminar grupos de impresoras. Las impresiones en curso no se interrumpirán. Se eliminarán las impresiones de la cola y del historial de impresión.

¿Soy otro tipo de administrador en los grupos de impresoras que he creado?

No. Si conviertes a otras personas en administradores, tendrán los mismos derechos de acceso y privilegios que tú. Ten en cuenta que esto significa que pueden incluso revocar tus derechos de administrador.