Wie Sie ein Lastenheft erstellen – mit kostenloser Vorlage

Das Lastenheft, auch Anforderungsspezifikation genannt, beschreibt alle für die erfolgreiche Umsetzung eines neuen Konzepts nötigen oder erwünschten Elemente. Es stellt ein Bindeglied zwischen dem oft vagen Projektbriefing und dem hochdetaillierten technischen Implementierungsplan dar. Auch die Begriffe Kundenspezifikation oder Produktskizze werden dafür gebraucht. 

Das Lastenheft gibt Designern und Entwicklern eine realistische Vorstellung davon, wie das Produkt aussehen, funktionieren und verwendet werden soll und was es zur Marke und dem Unternehmen beiträgt.

Eine Person im Unternehmen hat eine Idee für ein neues Produkt und möchte es entwickeln lassen. Diese Person umreißt das Konzept grob in einem Projektbriefing und dann kann die Designabteilung mit der Arbeit beginnen. Ganz so einfach ist es nicht. Oft werden Designs produziert, die eines oder mehrere Ziele erfüllen, aber andere verfehlen. Das liegt daran, dass das vorgesehene Konzept fehlinterpretiert wurde, als man glaubte, es begriffen zu haben und begeistert mit der Entwicklung begann.

Dennoch sind bestimmte Elemente der Produktentwicklung einfach genug und erfordern kein Lastenheft. „Designen Sie eine Gießkanne, die einen Liter fasst, aus einem Stück spritzgegossen ist und mit einer geometrischen Optik zu minimalistischem Innendekor passt“ und „Designen Sie einen Schwimmring für den Strand, der eine 90 Kilo schwere Person tragen kann“ reichen als anfängliche Spezifikation dieser Gegenstände, zumindest in Kombination mit einer Beschreibung der Zielgruppe und einem Moodboard.

Einige Produkte sind so einfach strukturiert, dass ein Lastenheft nicht nötig ist. Für komplexere Produkte ist es jedoch unverzichtbar. Scrollen Sie nach unten, um unser praxisbezogenes Beispiel eines Lastenhefts für die AirPods Pro von Apple herunterzuladen.

Sobald die Funktionsweise und die Hardwarekonfiguration komplexer werden, müssen unbedingt auch die Beschreibungen genauer werden. Beispielsweise würde die Entwicklung eines massengefertigten Vogelhauses aus Biokomposit schon mehr Anforderungen mit sich bringen. Je nach Größe der Öffnung werden unterschiedliche Arten angelockt. Belüftung, Temperaturregulierung und Schutz müssen gewährleistet sein, und das ist erst der Anfang. Hier müssen die Designer sehr gut informiert werden, damit das Design zum Erfolg wird.

Bei komplexen integrierten Produkten gibt es viele unterschiedliche Aspekte, die alle eigene Anforderungen mit sich bringen. Da gibt es Hardware, Software, Elektronik, Nutzererlebnis, Montage, Markenkennzeichnung und Etikettierung, Verpackung, Interoperabilität, Dienstleistungsvorgaben und einiges mehr. Diese Elemente sind für das Entwicklerteam nur selten gut nachzuvollziehen. Ein Dokument, das sie alle umfassend abdeckt, ist mindestens fünf Seiten lang.

Wenn Ihr neues Produkt oder System also nicht mit einem Absatz umfassend beschrieben werden kann, ist ein Lastenheft Voraussetzung.

Neben der Gewissheit, dass das ursprüngliche Konzept erfolgreich zu einem anschaulichen Produkt wird, hat die Erstellung eines Lastenhefts noch viele weitere Vorteile:

• Mögliche zukünftige Hürden werden erkannt und eingeschätzt.

• Es hilft bei der Einrichtung von Bewertungskriterien für den Erfolg neuer Produkte.

• Die jeweilige Priorität der unterschiedlichen Produktaspekte wird vermittelt.

• Es weist auf die möglichen Kunden und Nutzungsszenarien hin.

• Es verankert die Rolle des Produktmanagements in neuen Entwicklungsprozessen.

• Die Produktentwicklung wird in ein umfassendes Konzept eingebettet, anstatt nur aus einzelnen neuen Funktionen und Verbesserungen zu bestehen.

• Die Tauglichkeit des Designs wird gewährleistet.

• Es bietet einen Gesamtüberblick des Projekts, sodass alle das Konzept vermitteln und verkaufen können.

• Es trägt zum interdisziplinären Teamwork und gemeinsamen Verständnis bei.

• Es vermeidet Stress und motiviert für das Projekt, da weniger unbekannte Variablen verbleiben und es für alle Beteiligten verständlich wird.

Die Nachteile der Erstellung eines Lastenhefts:

• Das Verfassen eines Lastenhefts ist eine Kompetenz, die erst erlernt werden muss.

  • Sehr genaue Anforderungen in einer zu frühen Phase des Projekts können zu zeitaufwendigen und wenig nutzbringenden Diskussionen führen.

  • Lastenhefte, die zu vage oder ausschweifend sind, führen zu Verwirrung und werden oft nicht beachtet.

• Direkte Gespräche, in denen wichtige Fragen zur Klärung der gewünschten Eigenschaften des Designs gestellt werden könnten, entfallen möglicherweise: „Das erfüllt alle Anforderungen, also muss es der Kunde so wollen!“

• Offenere, explorative Herangehensweisen an das Design, aus denen andere Arten erfolgreicher Produkte hervorgehen können, werden womöglich erschwert.

Ein Lastenheft ist primär ein umfassender Entwurf für den Verlauf der Entwicklung, der die Anforderungen des Produkts aus Sicht verschiedener Betroffener sowie bezüglich der Aspekte und Prozesse darlegt. Anforderungen an neue Produkte können gewonnen werden aus: Nutzertests aktueller Produkte, Nutzerumfragen, Beobachtungsstudien, explorativen Designprozessen, technischen Entwicklungen, neuen Geschäftsstrategien, soziokulturellen Trends, Reparatur und Wartung, Veränderungen der Umwelt, neuen Produktionsprozessen wie der digitalen Fertigung, Logistik, Verpackung, gesetzlichen Vorschriften, anthropometrischen Daten und Fachliteratur. Ein Design, das alle Anforderungen im Lastenheft erfüllt, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit ein gutes Design. Daher müssen die Anforderungen in ihrer Gesamtheit die Projektziele umfassend abdecken. Ein Lastenheft mit allgemeinen Anforderungen, die alle Bereiche abdecken, ist einem detaillierten, aber unvollständigen Lastenheft vorzuziehen.

Es bietet sich an, den Lebenszyklus des konkreten Produkts von der Fertigung über den Vertrieb bis hin zum Ende der Lebensdauer im Geiste durchzugehen, um umfassende Informationen und realistische Anforderungen zu erstellen. Vor der Fertigstellung des Lastenhefts sollten Sie überprüfen, dass Sie keine Aspekte vergessen haben, denn dies könnte Designer auf Irrwege leiten. Umgekehrt sollten Sie auch darauf achten, die Anforderungen nicht derart detailliert zu gestalten, dass mögliche erfolgreiche Alternativkonzepte ausgeschlossen werden. Denken Sie daran, dass das Verfassen des Lastenhefts bereits zum Design Thinking gehört.

Ein zweiter wichtiger Aspekt des Lastenhefts ist die Prioritätensetzung. Designer und Ingenieure müssen wissen, was ihr Schwerpunkt sein soll, damit es ein erfolgreiches Produkt wird. Das Lastenheft ist keine fixe Vorgabe, was das Produkt sein soll. Es ist vielmehr der Anfang des Designs als gemeinschaftlicher Prozess und bietet je nach Situation auch Spielraum. Daher werden während des Entwicklungsprozesses stets Anpassungen am Lastenheft vorgenommen, sodass es sich um ein dynamisches Dokument handelt.

Die Prioritäten lassen sich gut vermitteln, indem man Anforderungen in unverzichtbare, erwünschte und optionale aufteilt. So ist Designern und Ingenieuren klar, dass das Produkt nicht verwirklicht werden kann, wenn die unverzichtbaren Anforderungen nicht erfüllt sind. Wenn nicht zumindest ein Teil der erwünschten Anforderungen erfüllt ist, mag es sich zwar um ein brauchbares Produkt handeln, das aber Kunden und Produktmanagern vielleicht nicht gefällt. Die optionalen Punkte können entwickelt werden, falls zusätzliche Ressourcen frei werden. 

Noch besser können Prioritäten mit einer detaillierteren Skala gesetzt werden. Schließlich sind manche unverzichtbaren Punkte immer noch wichtiger als andere, während manche erwünschten Aspekte stärker von Kunden nachgefragt werden als andere. Ein neuer Stereolithografie-3D-Drucker von Formlabs muss die orangefarbene Acryl-Abdeckung aufweisen, da sie zur Markengeschichte gehört und zudem UV-Licht blockiert, das die Vorgänge im Drucker sonst stören würde. Die fixe Vorgabe, dass die Druckeinstellungen über den Touchscreen bedient werden, könnte jedoch verhandelbar sein, falls ein Designer eine elegante und umsetzbare Alternative findet, die zu allen Nutzungsszenarien passt. Der Sensor für den Materialstand bietet als erwünschtes Element mehr Wert als das LED-beleuchtete Logo vorne auf dem Gerät. Den Anforderungen einen Wert auf einer Skala von beispielsweise eins bis zehn zuzuordnen, hilft auch bei der Konzeptauswahl, da so für jedes Konzept eine Punktzahl errechnet werden kann. Dies würde mit Hilfe von Quality Function Deployment (QFD) oder anderen Entscheidungsmatrizen geschehen.

Eine dritte wichtige Anforderung für ein Lastenheft ist die Konkretisierung der Produktentwicklungsziele. Verwenden Sie verständliche, vollständige Sätze und geben Sie, wann immer möglich, Mengen an. Hier hat sich das SMART-Prinzip bewährt: Ziele müssen spezifisch, messbar, ausführbar, relevant und terminiert sein. Zeigen Sie wenn möglich auf, wie sich die verschiedenen Produkteigenschaften auf die Erfolgsmetriken Ihres Unternehmens auswirken werden. Wenn Anforderungen so formuliert werden, können Produktmanager eher nicht sachdienliche Ziele oder Einschränkungen erkennen, die nicht auf dem Designproblem basieren, sondern vielleicht eher aus Gewohnheit oder Missverständnissen entstanden sind.

Viertens sollten Sie das Lastenheft kurz und bündig halten. Es ist kein fertiger technischer Umsetzungsplan. Dieser wird von Ingenieuren abteilungsintern erstellt. Ein gutes Lastenheft beschreibt das erforderliche Produktverhalten in seinen Nutzungsszenarien, anstatt das Design bereits anhand detaillierter Spezifikationen zu definieren – auch wenn davon in den meisten Fällen auch welche enthalten sein werden. Die Umsetzung ist Aufgabe der Designexperten.

Was ein Lastenheft auch nicht sein soll, ist eine Sammlung von Aussagen der betroffenen Parteien über das vorgesehene Design. Hier gibt es oft viele Überschneidungen, und eine gut formulierte Anforderung bietet eine wesentlich präzisere Vorgabe. Es hat sich bewährt, die verschiedenen Anforderungen extra auf Überschneidungen zu überprüfen und zu sehen, ob sie nicht zusammengefasst werden können.

Das Lastenheft ist primär ein Überblick der Produkteigenschaften und eine Erklärung, auf welche Weise sie für die unterschiedlichen Beteiligten erfolgsrelevant sind sowie eine Darstellung, wie sie sich in verschiedenen Nutzungsszenarien verhalten. Wenn es so kompakt wie möglich gehalten wird, ist das Lastenheft anfänglich nur eine Liste der wichtigsten Anforderungen, die aber mit der Zeit und erfolgten Designentscheidungen wächst und präziser wird. 

Unabhängige Designer und Kreativstudios erheben oft einen zweiseitigen Fragebogen von ihren Kunden, der auf die Erstellung einer solchen Liste hinausläuft. Das gibt dem Designer ein solideres Fundament als etwa nur eine 15-minütige Besprechung, da notwendige Details erfragt werden, wie die Stellung des Designprojekts im Unternehmen des Kunden, die vorgesehene Funktionsweise und Interaktionen, die Zielgruppe, die speziellen Vorteile im Vergleich zur Konkurrenz, Vorzüge bezüglich der Designsprache, Leistungen, Fristen und das Budget. Bei komplexeren Designprojekten arbeiten Designer dann an dieser Liste, um ein vollständigeres Lastenheft zu erstellen. Letztendlich sollen alle Beteiligten das Konzept des Projekts verstehen.

Ein Lastenheft beginnt in der Regel mit einer Deckseite, die allgemeine Informationen wie Name bzw. Code des Projekts, Unternehmen und Abteilung, zuständigen Manager, Erstellungsdatum und Version des Dokuments enthält. Weiterhin werden der Projektkontext, der Bedarf nach dem neuen Produkt und der angestrebte Sollzustand beschrieben.

Der Haupttext des Lastenhefts beginnt mit einer Beschreibung der Projektziele. Dazu gehört das Gesamtkonzept des Produkts sowie die übergeordneten Ziele für das Unternehmen anhand von Erfolgsmetriken, Key Performance Indicators (KPI) und einem Zeitrahmen, sofern verfügbar.

Weiterhin wird beschrieben, wie die Anforderungen entstanden sind, also die betroffenen Parteien und ihre jeweilige Rolle im Lebenszyklus des Produkts sowie Nutzungsszenarien mit der geplanten Nutzung der Haupteigenschaften des Produkts in der Praxis. 

Die Anforderungen sollten am besten nach den unterschiedlichen Produktaspekten gruppiert werden, um Vollständigkeit zu gewährleisten. Aus unterschiedlichen Parteien und Nutzungsszenarien können ähnliche oder identische Anforderungen erwachsen. Eine klare Einteilung der Produktaspekte in Bereiche sorgt für eine Liste, die alle Punkte umfassend abdeckt. Bereiche können sein: Hardware, technische Funktionalität, Interaktivität, Software, Optik und Individualisierung, Fertigung und Vorschriften. Sie sollten die Kategorien und einzelnen Anforderungen nummerieren, wie im folgenden Auszug aus einem Lastenheft für maßgefertigte Ohrstöpsel.

Die P-Nummer nach jeder Anforderung in unserem Beispiel zeigt die Priorität auf einer Skala von 1 bis 10 an, wobei 10 die höchste Priorität ist.

Das Lastenheft umfasst auch Punkte, die genauer untersucht werden müssen, um das Dokument vervollständigen zu können. Dabei handelt es sich um noch nicht entschiedene Faktoren, die nach der Entscheidung richtungsweisend für die Produktentwicklung werden. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen neue Materialien erforschen wollen, wie leistungsstarke Kunstharze, die neue Märkte und Designchancen eröffnen, wie 3D-gedruckte Zwischensohlen für Schuhe.

Schließlich sollte das Lastenheft noch wichtige geplante Daten für Konzeptpräsentationen und Zeitpunkte, zu denen das Design fixiert wird, enthalten. An diesen Punkten werden wichtige Entscheidungen zum ganzen Design oder Teilaspekten getroffen. Die geplanten Daten für die Fertigung, Auslieferung und Veröffentlichung gehören ebenfalls dazu. Schließlich sollten Sie noch eine Liste der Ressourcen und Informationssammlungen beilegen, die Designer während des Designs konsultieren können, sowie ein Glossar, das technische Begriffe im Dokument erklärt. Gegebenenfalls können Sie auch Anhänge mit detaillierten Informationen beilegen, wie einem Überblick zu Konkurrenzprodukten derselben Nische, die Positionierung des neuen Produkts, Skizzen oder Modellen und Zeichnungen der Komponenten unter Angabe der erforderlichen Innenabmessungen und Funktionskonfiguration.

Zusammengefasst ist ein Lastenheft wie folgt aufgebaut:

• Deckblatt

  • Name und/oder Code des Projekts

  • Zuständiger Manager

  • Erstellungsdatum

  • Dokumentenversion

• Einleitung

  • Hintergrundinformationen/Kontext

  • Aufgabenstellung/Nutzerbedürfnisse

• Zielstellung

  • Gesamtkonzept

  • Ziele

  • Produktpositionierung

• Betroffene Parteien

  • Nutzer

  • Käufer

  • Hersteller

  • Kundenservice

  • Marketing und Vertrieb

  • Externe Partner

  • Behörden

  • Einzelhändler

  • Usw.

• Nutzungsszenarien

  • Nutzungsszenario 1

  • Nutzungsszenario 2

  • Usw.

• Elemente

  • Hardware

  • Software

  • Design

  • Nutzererlebnis

  • Interaktivität

  • Anpassung

  • Fertigung

  • Vorschriften

  • Usw.

• Offene Fragen/zukünftige Aufgaben

• Meilensteine

• Ressourcen

• Anhänge

• Glossar/Begriffsklärung

Es hilft immer, sich ein Beispiel aus der Praxis statt nur einer theoretischen Gliederung anzusehen, also haben als Vorlage wir ein fiktives Lastenheft für ein bekanntes Produkt erstellt. Unser Lastenheft beschreibt die Anforderungen für die AirPods Pro von Apple zur Zeit des Projektbeginns, als nur die AirPods der ersten Generation auf dem Markt waren. 

Diese englischsprachige Vorlage können Sie als Ausgangspunkt für das Lastenheft Ihres Produkts nutzen, anstatt eines von Grund auf aufzusetzen. Klicken Sie einfach oben rechts auf „Vorlage verwenden“, um das Lastenheft-Beispiel zu kopieren. Dann können Sie nicht benötigte Daten löschen und den Aufbau des Dokuments anhand Ihrer Anforderungen bearbeiten.

Beachten Sie, dass dieses beispielhafte Lastenheft zwar auf echten Daten zum Produkt sowie bestehenden Vorschriften der Unterhaltungselektronik basiert, als Unternehmensdokument jedoch völlig frei erfunden wurde.

Das Lastenheft ist ein unverzichtbares Hilfsmittel für den Design- und Produktentwicklungsablauf, vergleichbar mit 3D-Druckern, die die Prototypenfertigung und Iteration neuer Designs schnell ermöglichen.

Die Anforderungen zu formulieren ist eine eigene Kompetenz. Sie müssen alle Bereiche ohne Lücken oder Dopplungen abdecken und eindeutig sein. Weiterhin müssen sie anhand von Prioritäten in unverzichtbare, erwünschte und optionale Anforderungen unterteilt werden, wobei direkte technische Spezifikationen die Designmöglichkeiten unnötig einschränken und vermieden werden sollten. Ein umfassendes Lastenheft bietet außerdem zusätzliche Informationen, wie externe Ressourcen, Tabellen zur Produktpositionierung, Skizzen oder Modelle sowie technische Komponenten, die in das Design integriert werden sollen.