Comment rédiger un document d’exigences produit (PRD) - Avec modèle gratuit

Le document d'exigences produit ou PRD décrit tous les aspects nécessaires ou souhaités pour que la mise en pratique d'une nouvelle idée soit une réussite. Le PRD fait le lien entre l'ébauche souvent vague du projet et le plan très détaillé de mise en œuvre technique. Il est également connu sous le nom de programme d'exigences (POR), de spécification de conception ou de noyau de produit dans certains milieux. 

Le PRD donne aux concepteurs et aux développeurs une idée réaliste de ce que doit être le produit en termes d'apparence, de fonctionnement, d'utilisation, de représentation de la marque, et de ce qu'il peut apporter à l'entreprise.

Imaginons que quelqu'un dans l'entreprise ait une idée de nouveau produit et veuille commencer le développement. Il lui suffit de décrire le concept générique dans une esquisse de projet, de la transmettre au département de conception, et le tour est joué, n'est-ce pas ? Faux. Dans la pratique, les conceptions créées sont généralement adaptées à un ou plusieurs domaines, mais s'avèrent inadéquates pour d'autres. En effet, les concepteurs peuvent avoir le sentiment d'avoir compris la vision proposée et être enthousiastes à l'idée de commencer le développement, mais le résultat obtenu prouve souvent que le concept n'était pas celui qu'ils avaient imaginé.

Cependant, certaines choses dans le développement de produits sont suffisamment simples pour ne pas nécessiter de PRD. Par exemple, les indications « Concevez un arrosoir d'un litre moulé par injection d'une seule pièce, avec une esthétique pouvant attirer l'attention dans les intérieurs minimalistes » ou « Concevez un beignet gonflable pour la plage, capable de maintenir à flot une personne de 90 kg » suffisent pour réaliser un premier PRD de ces produits, avec une description de l'utilisateur cible et, éventuellement, un mood board.

Certains produits sont suffisamment simples pour ne pas nécessiter de PRD, mais il est indispensable pour les produits plus complexes. Faites défiler la page vers le bas pour télécharger notre exemple réel de PRD pour les Airpods Pro d'Apple.

Mais lorsque les fonctionnalités et la configuration matérielle se compliquent, il est primordial que les descriptions soient plus spécifiques. Les choses se corseraient si l'on devait par exemple fabriquer en série un nichoir en matériau biocomposite. Différentes tailles d'ouverture attireront différentes espèces. Il faut prévoir une bonne ventilation, un système de régulation de la température, des protections, et ce n'est que le début de la liste. Pour aboutir à une conception réussie, les concepteurs devront être très bien informés.

Avec les produits intégrés complexes, de nombreux aspects et exigences entrent en jeu. Il y a le matériel, les logiciels, l'électronique, l'expérience utilisateur, l'assemblage, le marquage et l'étiquetage, l'emballage, l'interopérabilité, la politique de service,... La liste est longue. L'équipe de développement n'a souvent pas connaissance de tous ces aspects, et si on devait en faire une liste exhaustive, on obtiendrait un document de cinq pages.

Par conséquent, si votre produit ou système en passe d'être lancé ne peut être décrit en un seul paragraphe, il est indispensable de lui adjoindre un PRD.

Outre celui de pouvoir retranscrire fidèlement ce qu'envisage l'instigateur du projet, la mise en place d'un PRD présente de multiples avantages :

• Il évalue et détecte les obstacles futurs

• Il permet d'établir des critères pour évaluer le succès de nouveaux produits

• Il permet d'attribuer un niveau de priorité aux différents aspects du produit

• Il présente les différents cas d'utilisation et la clientèle cible

• Il confirme le rôle important de la gestion de produits dans les nouveaux processus de développement

• Il donne une vision globale au développement du produit, qui cesse ainsi d'être une simple série d'ajouts et d'améliorations de fonctionnalités

• Il garantit la validité de la conception

• Il donne une vue d'ensemble complète du projet qui aidera chacun à y voir plus clair

• Il améliore le travail en équipe et la compréhension mutuelle globale

• Il fait disparaître la peur de l'inconnu en rendant le projet compréhensible pour les personnes concernées, ce qui stimule les esprits et motive les troupes

Les inconvénients de la mise en place d'un PRD sont les suivants :

• La rédaction d'un PRD est une compétence acquise qui demande un certain temps d'apprentissage

  • Si des exigences très spécifiques sont mentionnées trop tôt dans le processus, cela peut donner lieu à des discussions longues et inefficaces

  • Un PRD trop vague et trop long déroute toutes les personnes concernées et a tendance à être ignoré

• Il peut gêner les conversations en face à face où l'on peut poser les bonnes questions sur ce que l'on attend de la conception, ce qui évite de penser : « si le produit répond à toutes les exigences, alors ça doit forcément être ce que le client veut ! »

• Il peut entraver une recherche de conception plus libre, susceptible de déboucher sur d'autres types de produits réussis en plus de ceux spécifiés

Un PRD est d'abord et avant tout un aperçu général de la trajectoire de développement qui clarifie les exigences requises par les différentes parties prenantes, les aspects du produit et les processus impliqués. Les tests utilisateurs des produits déjà commercialisés, les enquêtes auprès des utilisateurs ainsi que les études d'observation, mais aussi la recherche de conception, les développements technologiques, les nouvelles stratégies commerciales, les tendances socioculturelles, la réparation et l'entretien, l'environnement, les nouveaux processus de production tels que la fabrication numérique, la logistique, l'emballage, les réglementations législatives, les données anthropométriques et la littérature sont autant de sources permettant de définir les exigences pour les produits à venir. Si un projet répond à toutes les exigences du PRD, il a de fortes chances d'être un bon projet. Par conséquent, l'ensemble des exigences doit couvrir de manière exhaustive les objectifs du projet. Un PRD contenant des exigences génériques couvrant tous les domaines est toujours préférable à un PRD incomplet contenant de nombreux détails.

Pour avoir un aperçu complet et créer des exigences réalistes, il convient de bien se représenter toutes les étapes du cycle de vie du produit, qui inclut la fabrication, la distribution, les scénarios d'utilisation et la fin de vie. Avant de finaliser votre PRD, vérifiez que vous n'avez pas oublié certains aspects qui pourraient faire dévier les concepteurs de l'objectif visé, et inversement, que vous n'avez pas inclus des exigences trop détaillées qui excluraient d'autres conceptions pouvant également mener à un produit réussi. N'oubliez pas que la rédaction d'un PRD fait partie intégrante de la réflexion conceptuelle.

Un deuxième aspect clé d'un PRD est la hiérarchisation des priorités. Les concepteurs et les ingénieurs doivent savoir sur quoi se concentrer pour créer un produit réussi. Un PRD n'est pas une description immuable de ce que devrait être un produit : ce n'est que le début du processus de conception, et il y a donc moyen de renégocier certaines choses. Des modifications seront donc toujours apportées au PRD au cours du processus de développement, ce qui en fait un document vivant.

Un bon moyen d'établir des priorités est de faire un tri. Divisez toutes les exigences en trois catégories : celles qui sont indispensables, celles qui sont souhaitables et celles qui sont simplement utiles. De cette façon, les concepteurs et les ingénieurs savent que si les conditions indispensables ne sont pas remplies, le produit ne verra jamais le jour. Et s'ils ne répondent pas à au moins quelques exigences, ils pourront certes créer un produit minimum viable, mais les clients et les chefs de produit risquent de ne pas l'aimer.  Les exigences utiles sont des bonus qui seront développés si des ressources supplémentaires sont disponibles. 

La meilleure façon de déterminer la priorité est d'établir une hiérarchie détaillée, car certaines exigences indispensables sont plus importantes que d'autres, et certaines exigences utiles sont plus demandées par les clients que d'autres. Le nouveau modèle d'imprimante 3D stéréolithographique Formlabs doit être livré avec un couvercle en acrylique orange car il fait partie de l'héritage de la marque et bloque la lumière UV qui pourrait interférer avec le processus. Mais l'interaction avec l'écran tactile peut être facultative si un concepteur trouve une autre solution élégante et réalisable qui correspond à tous les scénarios d'utilisation. Le capteur d'écoulement de la résine, qui est une option intéressante, peut apporter plus d'avantages que le logo rétroéclairé par LED sur la face avant de la machine. L'attribution aux différentes exigences d'un numéro de priorité allant de 1 à 10 facilite également la sélection des concepts, car elle permet de calculer un score de réussite pour chaque concept grâce à une matrice QFD (Déploiement des Fonctions Qualités) ou à d'autres types de matrices de décision.

Une troisième exigence clé pour un PRD est qu'il spécifie les objectifs de développement. Utilisez des phrases complètes rédigées clairement et précisez les quantités physiques nécessaires chaque fois que c'est possible. La meilleure pratique consiste à utiliser le principe SMART : les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Dans la mesure du possible, montrez comment les différentes caractéristiques du produit contribueront aux indicateurs de réussite de votre entreprise. Cette façon de formuler les exigences permet également de clarifier les objectifs et les contraintes que les chefs de produit pourraient mal interpréter.

Quatrièmement, veillez à ce que le PRD soit concis. Il ne s'agit pas d'un plan de mise en œuvre technique prêt à l'emploi, que les ingénieurs créeront par après en interne dans leur service. Un bon PRD doit spécifier le comportement attendu du produit dans ses cas d'utilisation et non pas définir entièrement la conception à l'aide de spécifications détaillées, même si, dans la plupart des cas, il en contiendra également. La réalisation dépend donc des experts en conception.

Un PRD n'est pas non plus un recueil d'opinions que différentes parties prenantes ont exprimées au sujet de la conception prévue. Celles-ci se recoupent souvent et peuvent généralement être résumées par une exigence bien rédigée. Une bonne pratique consiste à vérifier les redondances entre les différentes exigences et à voir si elles peuvent être combinées.

Un PRD est avant tout une vue d'ensemble des caractéristiques du produit, présentant leur importance et démontrant comment elles seront utilisées dans différents cas d'utilisation. Dans sa forme la plus compacte, un PRD initial n'est qu'une liste restreinte d'exigences clés qui peut s'allonger et se préciser au fil du temps pour refléter l'évolution des décisions de conception. 

Il arrive souvent que les concepteurs indépendants et les studios de création établissent un questionnaire de deux pages à l'intention de leurs clients, leur demandant de créer une liste restreinte de ce type. Cela évite au concepteur d'organiser une entrevue de plus de 15 minutes, puisque le questionnaire mentionne tous les détails nécessaires tels que la nature du projet de conception au sein de l'entreprise du client, la fonctionnalité et l'interaction envisagées, la population cible, les avantages par rapport à la concurrence, les préférences en matière de langage de conception, les résultats attendus, les délais et le budget. Pour les projets de conception complexes, les développeurs élargiront ensuite la liste restreinte pour créer un PRD plus complet. L'objectif final est que chacun comprenne parfaitement en quoi consiste le projet.

Un PRD commence généralement par une page de titre qui contient des informations générales telles que le nom/code du projet, la société et la division, le responsable, la date de création et la version du document. L'introduction présente ensuite le contexte du projet et décrit pourquoi le nouveau produit doit être développé en décrivant les besoins ressentis par différents groupes de personnes.

Le corps du PRD commence par une description des objectifs du projet. Il s'agit notamment de la vision globale du produit et des objectifs de l'entreprise, assortis de mesures de réussite, d'indicateurs clés de performance (ICP) et, dans la mesure du possible, d'un calendrier.

Le PRD décrit ensuite les raisons de ces exigences, les parties prenantes et leur rôle dans le cycle de vie du produit (PLC), ainsi que les cas d'utilisation démontrant l'utilisation envisagée du produit dans des situations réelles. 

Il est préférable de regrouper les exigences en fonction des différents aspects du produit, car c'est le meilleur moyen de les répertorier. Des parties prenantes et des cas d'utilisation différents peuvent faire ressortir des exigences identiques ou qui se chevauchent. De même, une catégorisation claire des aspects du produit en ce qui concerne le matériel, la fonctionnalité technologique, l'interactivité, les logiciels, l'esthétique et la personnalisation, la fabrication et la réglementation permet d'obtenir une liste qui couvre tous les points. Veillez à numéroter chaque catégorie et chaque exigence, comme le montre cet extrait d'un PRD pour des écouteurs personnalisés :

Dans notre exemple, le code P après chaque exigence indique sa priorité sur une échelle de 1 à 10, 10 étant la plus importante.

Le PRD comprend également des sujets qui nécessitent des recherches supplémentaires afin de pouvoir compléter le document. Ce sont les facteurs inconnus qui n'ont pas encore été établis et qui peuvent orienter le développement du produit dans de nouvelles directions au moment où l'on y répond. Une entreprise peut, par exemple, vouloir mener des recherches sur de nouveaux matériaux tels que des résines haute performance, qui ouvrent de nouveaux marchés et de nouvelles possibilités de conception, comme les semelles intérieures imprimées en 3D.

Pour conclure, le PRD doit indiquer les dates clés des présentations de concepts, les moments d'arrêt où des décisions importantes sont prises sur l'ensemble de la conception ou des aspects importants de celle-ci, ainsi que les dates prévues de fabrication, d'expédition et de lancement. Enfin, veillez à fournir une liste de ressources et de références à laquelle les concepteurs pourront se référer au cours du processus de conception, un glossaire expliquant les termes techniques présents dans le document, des annexes facultatives contenant des informations détaillées, une vue d'ensemble des produits concurrents incluant le positionnement du nouveau produit, des croquis ou des maquettes illustrant les idées initiales, ainsi que des dessins de composants expliquant les dimensions internes et la configuration fonctionnelle requises.

En résumé, la structure d'un PRD se présente comme suit :

• Section titre

  • Titre et/ou code du projet

  • Gestionnaire(s) responsable(s)

  • Date de création

  • Version du document

• Introduction

  • Informations générales / Contexte

  • Définition du problème / Besoins des utilisateurs

• Objectifs

  • Vision

  • Objectifs

  • Positionnement du produit

• Parties prenantes

  • Utilisateurs

  • Acheteurs

  • Fabricants

  • Service client

  • Marketing et ventes

  • Partenaires externes

  • Instances réglementaires

  • Détaillants

  • Etc.

• Exemples d'utilisation

  • Témoignage d’utilisateur n°1

  • Témoignage d’utilisateur n°2

  • Etc.

• Aspects

  • Matériel

  • Logiciel

  • Conception

  • Expérience utilisateur

  • Interactivité

  • Personnalisation

  • Production industrielle

  • Réglementation

  • Etc.

• Questions ouvertes / Tâches futures

• Étapes importantes

• Ressources

• Annexes

• Glossaire / Explication des termes

Bien sûr, il est toujours utile d'examiner un exemple concret et pas seulement un exemplaire vide. Nous avons donc créé un faux PRD pour un produit bien connu. Notre exemple de PRD décrit les exigences pour les AirPods Pro d'Apple, quand le projet en était à ses débuts et que seule la première génération d'AirPods était sur le marché. 

Plutôt que de créer un PRD à partir de zéro, vous pouvez utiliser ce modèle comme point de départ pour rédiger le PRD de votre produit. Il suffit de cliquer sur « Utiliser le modèle » dans le coin supérieur droit pour le dupliquer, supprimer toute information inutile et modifier la structure du document en fonction de vos besoins.

Notez que même si ce PRD est largement basé sur des données réelles relatives au produit et aux régulations applicables aux appareils électroniques, il est entièrement fictif en tant que document d'entreprise.

Le document d'exigences produit (PRD) est un outil essentiel pour le processus de conception et de développement de produits, tout comme les imprimantes 3D, qui permettent de prototyper et d'itérer rapidement de nouvelles conceptions.

La définition des exigences requiert de l'expertise. Celles-ci doivent couvrir tous les aspects du produit, être rédigées dans un langage précis et établir une hiérarchie des exigences, tout en évitant les spécifications techniques directes liées à la conception qui limitent inutilement les possibilités de création. Un PRD complet fournit également des informations supplémentaires telles que des ressources externes, des tableaux de positionnement du produit, des croquis ou des maquettes illustrant la conception, ainsi que des composants techniques à intégrer.