Come trovare l'azienda di produzione a contratto giusta

Le aziende di produzione a contratto si occupano di gestire parti del processo produttivo per conto di un'altra impresa, sulla base di un accordo di collaborazione vantaggioso per entrambe le parti. In un contesto economico globale sempre più complesso, scegliere l'azienda di produzione a contratto giusta è un'operazione che richiede tempo e attenzione. Non basta affidarsi al miglior offerente o al team più disponibile a cui delegare le attività di produzione; per fare una scelta strategica bisogna tenere conto di molti fattori. 

In questo articolo vengono analizzati i principali fattori da valutare nella scelta di un'azienda di produzione a contratto, con l'aggiunta di un utile modello di foglio di calcolo per confrontare non solo i costi, ma anche gli aspetti qualitativi dell'offerta.

Il modello aziendale della produzione a contratto si basa su un accordo chiamato Manufacturing Services Agreement (MSA), che stabilisce i termini per la fornitura dei servizi di produzione. L'azienda committente seleziona un certo numero di aziende produttrici potenzialmente idonee e le contatta richiedendo un preventivo per il prodotto da realizzare. Le aziende di produzione rispondono presentando le loro offerte economiche, che includono i costi di tutti i componenti coinvolti. A seguito di queste proposte, viene negoziato un prezzo fisso per una quantità definita di prodotti finiti. 

Questo tipo di accordo tiene conto della disponibilità da parte dell'azienda di produzione a contratto di personale, apparecchi, materiali, attrezzature e opzioni di spedizione. Se le condizioni vengono accettate, l'azienda di produzione a contratto decidere di affidare a subappaltatori la realizzazione di alcune parti della distinta base. In sintesi, lavorare con un'azienda di produzione a contratto è un modo per assumere una fabbrica esterna.

Molte imprese scelgono di affidare il proprio processo produttivo ad aziende di produzione a contratto per diversi motivi:

• Costi inferiori: avviare una fabbrica richiede investimenti molto elevati, motivo per cui collaborare con un'azienda di produzione a contratto rappresenta spesso l'unica soluzione praticabile, soprattutto per le startup. Gran parte di queste aziende si trovano in Cina, India e nei paesi del sud-est asiatico, dove il costo della manodopera può essere fino a dieci volte inferiore rispetto a quello degli Stati Uniti o dell'Europa. In particolare, la produzione in Cina è vantaggiosa per volumi elevati di prodotti che utilizzano tecnologie convenzionali come lo stampaggio a iniezione, richiedono molta manodopera per l'assemblaggio, non pongono criticità legate alla proprietà intellettuale e non hanno vincoli stringenti sui tempi di spedizione.

• Tempo di commercializzazione: creare una fabbrica da zero può richiedere anni. Le aziende di produzione a contratto dispongono già di impianti attrezzati e personale qualificato, il che consente di iniziare la produzione in pochi mesi.

• Semplificazione: esternalizzare la produzione evita all'azienda committente di dover acquisire competenze specifiche per avviare e gestire una linea di produzione. Questo consente di concentrare tempo e risorse sulle attività chiave come ricerca e sviluppo, branding e marketing.

• Efficienza: affidarsi un partner di produzione in grado di gestire tutti i componenti di un prodotto nello stesso stabilimento semplifica la catena di fornitura ed evita pianificazioni complesse e inutili ritardi.

• Controllo qualità: molte fabbriche, soprattutto in Europa e negli Stati Uniti, sono certificate per operare secondo norme di qualità molto rigorose. Questo assicura un'elevata qualità delle parti e riduce il rischio di dover affrontare costose revisioni per soddisfare le norme di conformità, che possono comportare spese anche di decine di migliaia di euro.

• Competenza: le migliori aziende di produzione a contratto saranno entusiaste di sviluppare un prodotto fino alla fase di produzione e offriranno consulenza tecnica, assistenza nel design per la fabbricazione e servizi di progettazione non ricorrenti. Nel caso in cui ci si affidi a un ODM (Original Design Manufacturer), ossia un'azienda che si occupa della produzione di design originali, l'azienda committente avrà un team di sviluppo in più a disposizione che può fornire assistenza nella scelta dei materiali, nella costruzione degli stampi e nella definizione dei piani di assemblaggio.

• Domanda variabile: uno dei principali vantaggi della produzione a contratto è la possibilità di adattare il volume di produzione alle proprie esigenze. Ogni MSA specifica le quantità concordate, ma se il rapporto con il fornitore è solido, è possibile effettuare nuovi ordini in base all'andamento della domanda. Spesso le aziende di produzione a contratto offrono sconti basati sulla quantità d'ordine minima o sull'utilizzo annuale stimato. In genere, una grande fabbrica cinese partirà da 5000 unità e/o punterà a una produzione totale di circa un milione di dollari all'anno per ciascun cliente.

Affidarsi a un'azienda di produzione a contratto offre diversi vantaggi, ma comporta anche alcuni rischi:

• Modifiche alla produzione: il prodotto specificato nella distinta base, nei disegni e nei prototipi potrebbe non essere realizzabile esattamente come previsto con le attrezzature e il personale dell'azienda di produzione a contratto. A volte, per rendere la produzione più semplice ed economica, l'azienda può apportare leggere modifiche al modello CAD originale o crearne una propria versione. È quindi fondamentale discutere in anticipo gli elementi chiave del design per evitare sorprese, come variazioni in un angolo di sformo, nei dettagli di incastro o nei colori.

• Deviazioni di qualità: è importante verificare se l'azienda di produzione a contratto sia in grado di rispettare norme di conformità come UL, ETL, CSA, CE, RoHS e FDA. Intervenire precocemente per evitare revisioni successive permette di contenere i costi. Inoltre, se si prevede di trasferire lo stampo a una fabbrica all'estero per aumentare la produzione, è importante definire sin dall'inizio gli standard relativi allo stampo.

• Riproduzioni: anche se viene firmato un accordo di riservatezza in concomitanza con l'MSA, esiste il rischio che un dipendente sottragga informazioni sensibili o copi il prodotto per il proprio mercato. Per evitare che ciò accada, è consigliabile visitare la fabbrica e conoscere da vicino la sua cultura aziendale. Quando si inviano file CAD, è preferibile utilizzare formati convertiti come IGES o STEP, invece dei file nativi. Alcune aziende inviano i componenti a fornitori diversi per ricevere preventivi separati e mantenere il controllo sull'intero assemblaggio. Tuttavia, è spesso più sicuro individuare un'unica azienda di produzione a contratto in grado di gestire l'intero processo.

• Tempi di consegna lunghi: non è insolito un ciclo di produzione dall'Asia richieda fino a 90 giorni, con il trasporto marittimo che ne aggiunge almeno altri 30. Il trasporto aereo è più rapido, ma ha un impatto elevato sia in termini economici che ambientali. Laddove esista l'infrastruttura, il trasporto in treno rappresenta un'alternativa migliore. Inoltre, poiché il controllo è delegato all'azienda di produzione a contratto, diventa più difficile gestire eventuali interruzioni della catena di fornitura. Barriere linguistiche e differenze culturali possono causare ulteriori ritardi. Un esempio tipico è il Capodanno cinese, che ufficialmente dura tre settimane da metà febbraio, ma nella pratica può bloccare la produzione per sei settimane poiché i dipendenti partono per andare a trovare le loro famiglie nell'arco di sei settimane. Si tratta di un periodo di grande imprevedibilità per gli affari, quindi occorre allinearsi bene la pianificazione del progetto.

• Costi poco trasparenti: con l'esternalizzazione della produzione, sono due le organizzazioni devono realizzare un profitto, il che può aumentare il costo del prodotto finale. Le fabbriche spesso applicano un costo aggiuntivo per manodopera, costi fissi e profitti, che può arrivare fino al 30% rispetto al prezzo iniziale. Se la spedizione è a carico del cliente, ci saranno anche costi aggiuntivi di trasporto. Infine, occorre tenere conto del costo dei campioni, delle prime tirature e/o delle attrezzature pilota prima dell'inizio della produzione vera e propria.

• Rapporti a lungo termine: le aziende di produzione a contratto apprezzano i rapporti commerciali di lunga durata e si aspettano ordini futuri o per lotti successivi. Daranno la priorità ai partner che promettono una collaborazione continua.

• Distanza: raggiungere una fabbrica in Cina può richiedere da 12 a 48 ore di viaggio partendo dagli Stati Uniti o dall'Europa. Una trasferta di una settimana per visitare le fabbriche costerà alla tua azienda circa 2000-5000 € a persona. 

• Shock culturale: una delle sfide più grandi nel fare affari all'estero è il rispetto delle usanze culturali e professionali locali. È importante non confrontare direttamente il Paese ospite con il proprio, ma cercare di capirne le dinamiche. In molte nazioni, ad esempio, gerarchia e consenso hanno un peso rilevante. In Asia, la costruzione di relazioni personali richiede tempo. Per non danneggiare la propria immagine, le persone tendono a evitare il confronto diretto e a dire "no". Pertanto, un "sì" dovrebbe essere interpretato come un riconoscimento piuttosto che come un accordo. Per non "perdere la faccia", un'azienda potrebbe inviare un dipendente con una buona padronanza dell'inglese, ma non necessariamente il miglior negoziatore. Questo può rallentare le trattative. Esistono poi codici di comportamento specifici per cene, saluti, scambi di biglietti da visita, disposizione dei posti in sala e abbigliamento. Per chi si affaccia per la prima volta a questi mercati, può essere utile avvalersi di un interprete o di un consulente madrelingua per superare le barriere linguistiche e culturali.

Man mano che il tuo prodotto prende forma durante le fasi successive della prototipazione, è il momento giusto per iniziare a cercare aziende di produzione a contratto che possano essere adatte alle tue esigenze. Oltre ai numerosi portali online disponibili, è spesso possibile instaurare contatti più diretti sfruttando la propria rete personale o partecipando alle fiere di settore.

Ecco alcuni dei metodi più efficaci per individuare l'azienda di produzione a contratto giusta:

• Fiere commerciali, come la leggendaria Fiera di Canton in Cina, la Hannover Messe in Germania, l'IMTEX in India e la MODEX negli Stati Uniti.

• Aziende di consulenza per la produzione, come Dragon Innovation

• Online

  • Alibaba, la più grande piattaforma per la produzione nel mondo. Linee di comunicazione brevi e aperte a tutti.

  • Better Business Bureau, per un elenco di aziende responsabili stilato in modo critico.

  • Europages, una piattaforma europea B2B.

  • Kompass, un elenco di aziende produttrici B2B in tutto il mondo

  • Made In China, per i fornitori cinesi di componenti.

  • MFG.com. Piattaforma per la produzione personalizzata.

  • ThomasNet

  • Yellow Pages per le aziende negli Stati Uniti.

  • Yell per le aziende del Regno Unito.

  • Rosfirm, prodotti e fornitori dalla Russia.

  • Solostocks, per i prodotti e i fornitori dell'America Latina.

• La tua rete personale

Dopo la fase di orientamento, è il momento di selezionare tra cinque e dieci potenziali partner per la produzione a contratto. Oltre all'impressione generale, il modo più efficace per farlo è definire criteri di selezione chiari. Il team stabilirà l'importanza di ciascun criterio e valuterà le aziende candidate utilizzando una matrice decisionale. 

Tra i principali criteri da considerare ci sono:

• Costo di produzione/costo totale: tieni conto di attrezzature, campioni, prototipi, serie pilota, acquisti di parti di ricambio, personalizzazioni, imballaggio, spedizione, dazi e termini di pagamento. Se il costo complessivo è inferiore a quello che affronteresti con la produzione in-house, considerando manodopera e utenze, l'esternalizzazione è probabilmente la scelta migliore.

• Compatibilità con le dimensioni della tua azienda: un'azienda di produzione a contratto potrebbe non essere pronta a gestire il tuo progetto se sei il suo cliente più importante. Al contrario, se sei il cliente più piccolo, potresti non ricevere la giusta attenzione.

• Portafoglio di prodotti: valuta la coerenza tra la visione dell'azienda, il settore in cui opera e i prodotti che ha già realizzato. Se ha già realizzato prodotti simili al tuo, è più probabile che ottenga risultati soddisfacenti.

• Comunicazione: l'azienda di produzione a contratto risponde tempestivamente alle e-mail? È facile organizzare le conference call? Ci sono barriere linguistiche significative? Se la comunicazione è complicata già all'inizio, sarà difficile risolvere problemi più avanti.  

• Relazione: se è la prima volta che collabori con un'azienda di quella regione o con quell'azienda di produzione a contratto in particolare, valuta quanto tempo e sforzo sarà necessario per costruire una relazione solida e superare eventuali differenze culturali.

• Potenziale di crescita produttiva: fattori importanti sono l'automazione, le dimensioni dell'azienda, eventuali sconti per grandi volumi e la possibilità di espandere la produzione in futuro.

• Spedizione: analizza le opzioni di spedizione disponibili per le regioni in cui prevedi di vendere i tuoi prodotti.

• Catena di fornitura: verifica se il produttore è in grado di realizzare la maggior parte dei componenti nello stesso stabilimento o se può facilmente reperirli nella regione.  Includi componenti, telaio, involucro, circuito, software, imballaggio, cablaggio e documentazione.

• Attrezzatura: l'azienda di produzione a contratto dispone delle attrezzature adatte alla produzione del tuo prodotto? Non è essenziale che siano all'avanguardia, ma dispone delle tecnologie necessarie per la produzione, la post-elaborazione, l'assemblaggio, ecc.? Ha programmi di manutenzione e calibrazione ben documentati? Come viene gestito l'inventario? L'attrezzatura viene utilizzata su più progetti? È in grado di svolgere le azioni necessarie per combattere gli incendi in caso di eventi avversi? Ha le competenze necessarie per sfruttare appieno il potenziale dello stabilimento? Ha dei buoni programmi di formazione per il personale?

• Qualità: aderenza a norme di qualità come la ISO 9001 e a sistemi di specifiche CMF come Pantone per i colori e SPI, Mold-Tech, YS e VDI per la finitura superficiale.

• Servizi aggiuntivi: alcune aziende di produzione a contratto offrono assistenza per il design per la fabbricazione, la riduzione dei costi, l'ottimizzazione dei prodotti, l'approvvigionamento dei componenti e altro ancora.

• IP: sicurezza della proprietà intellettuale.

• Rischio politico: aumento delle tariffe o altre barriere a causa di guerre commerciali internazionali.

Per facilitare il processo decisionale, abbiamo creato un esempio di matrice comparativa basata su una distinta base fittizia degli AirPods Pro di Apple, lo stesso modello utilizzato nella nostra guida alla distinta base.

Nel foglio intitolato "Confronto delle aziende di produzione a contratto", i potenziali partner vengono valutati secondo diversi criteri, ciascuno con un peso specifico in base alla sua importanza. Questo approccio offre una visione d'insieme più equilibrata e aiuta a evitare giudizi distorti, come la tendenza a privilegiare esclusivamente il costo più basso, le dimensioni dell'azienda o una cultura aziendale particolarmente attraente. Il processo può essere gestito in modo democratico, coinvolgendo i membri senior della direzione e dei team di sviluppo per definire congiuntamente i criteri di valutazione e il loro peso relativo. 

Inoltre, questo confronto consente di mettere in luce eventuali criticità. Ad esempio, l'azienda fittizia Black Wizard Factories, pur avendo ottenuto il terzo punteggio più alto e rispondendo quasi completamente alle esigenze individuate, andrebbe esclusa per via della sua scarsa flessibilità nella comunicazione. Al contrario, secondo il grafico, la scelta migliore risulterebbe essere Hodon: grazie a canali di comunicazione diretti, attrezzature all'avanguardia, ampie possibilità di automazione e una cultura aziendale estremamente proattiva. 

Dopo aver selezionato un primo elenco di cinque-dieci potenziali aziende di produzione a contratto, la richiesta di preventivo viene solitamente inviata alle prime tre-cinque, una volta firmati gli accordi di riservatezza. Per i progetti di grandi dimensioni non è sufficiente inviare solo i dati CAD; la richiesta di preventivo deve contenere descrizioni dettagliate che permettano all'azienda di produzione a contratto di comprendere appieno il progetto.

La richiesta di preventivo inizia con una lettera di presentazione che offre una panoramica dell'azienda, del team, dei finanziamenti, una descrizione del prodotto, del suo stato attuale di sviluppo e delle attività richieste all'azienda di produzione a contratto. Viene inoltre indicato un insieme di criteri che la fabbrica deve soddisfare.

La seconda parte della richiesta di preventivo contiene il maggior numero possibile di informazioni sul prodotto: la distinta base, disegni, specifiche CMF, un prototipo, file Gerber in caso di componenti elettronici e i margini previsti. Anche i prototipi stampati in 3D possono essere ottimi strumenti per comunicare l'intento del design di prodotto.

Infine, la richiesta deve includere un calendario di tutte le tappe fondamentali per la produzione.

Una volta ricevuti i preventivi, è importante inserire i prezzi di tutti gli articoli della distinta base in una tabella di confronto, così da poterli analizzare e confrontare singolarmente. Vedi il foglio denominato "Confronto dei prezzi" nel nostro esempio.

Il costo di produzione totale dipende in gran parte dal prezzo dei componenti, dai costi fissi e dalla manodopera. La cella "Volume" del foglio è fondamentale in questo caso: modificando la quantità dell'ordine, il costo di produzione si aggiornerà automaticamente. In generale, all'aumentare della quantità, l'incidenza dei costi fissi si riduce. Ciò potrebbe fornire ulteriori indicazioni sull'azienda di produzione migliore, specialmente se si prevede di aumentare la produzione in futuro.

Dopo aver ricevuto i preventivi iniziali, è buona norma contattare le diverse aziende di produzione a contratto per rivedere insieme le proposte e cercare margini di riduzione sui prezzi. Per abbassare il costo complessivo, un'ottima strategia è quella di concentrarsi sui tre-cinque componenti più costosi. Questa è la piccola percentuale del pacchetto totale che determinerà il maggior beneficio complessivo. 

Inoltre, stabilire una collaborazione esclusiva con un solo fornitore può essere un punto di forza per l'azienda committente. A differenza del sole-sourcing, in cui una sola azienda produttrice è disponibile a produrre una parte, all'azienda di produzione a contratto viene concessa una licenza esclusiva per realizzare il prodotto. 

Condividere i preventivi ricevuti da altri fornitori può anche servire da leva per ottenere offerte più competitive. Oltre al prezzo dei componenti, è utile negoziare anche su aspetti come garanzia, assistenza, trasporto e condizioni di pagamento. Infine, ogni azienda ha un proprio approccio alla negoziazione: il grado di flessibilità dipenderà quindi dalla situazione specifica e dal modo in cui il fornitore gestisce le trattative.

Prima di scegliere a quale azienda affidare un contratto, è essenziale effettuare almeno una visita in loco presso uno o più dei fornitori selezionati (idealmente da uno a tre). Solo vedendo di persona la situazione reale all'estero si può comprendere appieno la natura della futura collaborazione. Una visita in fabbrica offre numerosi vantaggi:

• Permette di incontrare il team e valutare il loro livello di coinvolgimento.

• Consente di esaminare da vicino i campioni di produzione.

• Vedere direttamente le strutture e i macchinari aiuta a capire meglio le reali capacità tecniche dell'azienda.

• Si può valutare la qualità delle condizioni di lavoro, la solidità finanziaria dell'azienda e il rispetto della proprietà intellettuale.

• Si ha anche l'opportunità di interagire con i livelli dirigenziali più alti.

Spesso, viene organizzata una cena tra i rappresentanti dell'azienda committente e i dirigenti o il proprietario della fabbrica. Oltre a creare un'atmosfera più informale e favorevole alla conoscenza reciproca, è proprio in questa occasione che le conversazioni tendono a evolversi verso la firma dell'MSA. È consigliabile che alla visita partecipino un membro dell'ufficio acquisti, un interprete o traduttore, e una persona del team di ingegneria per fornire supporto sulle valutazioni di tipo tecnico legate al prodotto.

Scegliere un'azienda di produzione a contratto è un processo che richiede attenzione, esperienza e il coinvolgimento attivo di un team. Non si tratta semplicemente di inserire disegni e budget in un distributore automatico per ottenere un prodotto: è una collaborazione a lungo termine che coinvolge numerosi aspetti. 

L'invio di una richiesta di preventivo rappresenta solo una delle tappe fondamentali verso la firma di un accordo. È essenziale curare ogni fase, dalla comunicazione e negoziazione, al lavoro di squadra, all'utilizzo di matrici decisionali e alle visite in fabbrica.