Cómo escribir un documento de requisitos del producto (PRD) - Con plantilla gratuita

El documento de requisitos del producto o PRD describe todos los aspectos de una nueva idea que son necesarios para poder hacerla realidad con éxito. El PRD sirve como puente entre la descripción del proyecto, que puede ser ambigua, y el gran nivel de detalle de un plan de implementación de ingeniería. En algunos ámbitos, también es conocido como "programa de requisitos", "especificación de diseño" o "núcleo del producto". 

El PRD da a los diseñadores y los desarrolladores una idea realista de lo que hace falta para el producto en cuanto qué aspecto y tacto debería tener, cómo debería funcionar, cómo debería difundir la marca y ayudar al negocio y de qué maneras debería utilizarse.

Alguien de la empresa tiene una gran idea para un producto nuevo y quiere empezar a desarrollarla. Describe el concepto general de su idea en un documento que entrega al departamento de diseño y con eso ya está todo hecho, ¿no? Pues no. En realidad, con frecuencia se fabrican diseños que funcionan bien en uno o varios aspectos, pero que no están a la altura en otros. Esto se debe a que en incluso si implícitamente el departamento de diseño cree que ha entendido la visión del creador y se dispone a comenzar el desarrollo con entusiasmo, el resultado demuestra a menudo que el concepto que se ha interpretado no es el que se concibió en un principio.

Aun así, algunas cosas del desarrollo de productos son lo bastante simples como para no necesitar un PRD. Conceptos como "diseña una regadera de un litro y de una pieza moldeada por inyección que tenga una estética geométrica capaz de hacerla destacar en interiores minimalistas" y "diseña un flotador hinchable para la playa que pueda mantener a flote a una persona de 90 kilos" son suficientes para hacerles un PRD inicial, junto con una descripción del usuario al que están dirigidos y tal vez un moodboard o tablero de estilo.

Algunos productos son lo bastante simples como para no necesitar un documento de requisitos de producto, pero es indispensable para productos más complejos. Sigue bajando para descargar nuestro ejemplo real de PRD para los AirPods Pro de Apple.

Pero cuando la funcionalidad y la configuración del hardware se vuelven más complicadas, es esencial que las descripciones se vuelvan más específicas también. Por ejemplo, desarrollar una casa para pájaros de materiales biocompuestos fabricada en masa ya supone un salto de nivel. Dar diferentes tamaños a las aberturas atraerá a especies distintas. Hay que dar a la casa la ventilación, la regulación de temperatura y la protección adecuadas, y eso es solo el comienzo de la lista. Los diseñadores tendrán que informarse muy bien para crear un diseño satisfactorio.

Con productos integrados complejos, muchos aspectos distintos entran en juego para cumplir su propia serie de requisitos. Está el hardware, el software, los sistemas electrónicos, la experiencia de los usuarios, el montaje, el branding, el etiquetado, el embalaje, la interoperabilidad, la política de servicios... y así sucesivamente. El equipo de desarrollo rara vez comprende del todo estos componentes, por lo que plasmarlos todos como es debido generará un documento de como mínimo cinco páginas.

Por eso, si el producto o sistema que vas a lanzar no se puede describir de forma detallada en un único párrafo, es necesario que tenga un PRD adjunto.

Además de garantizar una traducción satisfactoria de la visión del creador a un producto tangible, elaborar un documento de requisitos del producto tiene varias ventajas:

• Evalúa y detecta futuros obstáculos

• Ayuda a establecer criterios de evaluación para el éxito de nuevos productos

• Transmite la prioridad de los diferentes aspectos del producto

• Describe a los diversos clientes y casos de uso previstos para el producto

• Vincula firmemente el papel de la gestión del producto con nuevos procesos de desarrollo

• Ata el desarrollo del producto a una visión exhaustiva en vez de ser solo una serie de elementos y mejoras añadidos

• Asegura que el diseño sea sensato

• Ofrece una visión general completa del proyecto que ayuda a cualquiera a contar y vender su historia

• Mejora el trabajo en equipo multidisciplinar y la comprensión mutua

• Alivia el estrés que provoca el desconocimiento, haciendo que el proyecto será comprensible para los participantes, que acometerán el proyecto con entusiasmo y decisión

Las desventajas de elaborar un PRD son las siguientes:

• Escribir un PRD es una capacidad que lleva tiempo adquirir, ya que...

  • escribir requisitos muy específicos en un punto demasiado temprano del proceso puede provocar discusiones que resulten pérdidas de tiempo ineficaces

  • un PRD demasiado ambiguo y lleno de palabrería confunde a quien lo lee y tiende a acabar ignorado

• Puede evitar que se produzcan conversaciones cara a cara en la que se hagan las preguntas adecuadas para aclarar las cualidades implícitas que se desean de todo el diseño: "¡Si cumple todos los requisitos, debe ser lo que quiere el cliente!"

• Puede obstaculizar exploraciones más abiertas que lleven a diferentes tipos de productos aceptables aparte del que se especifica en un principio.

Por encima de todo, un PRD es una descripción con un alcance amplio de la trayectoria de desarrollo que deja claros los requisitos en lo que respecta a los accionistas, los aspectos del producto y los procesos involucrados. Estas son algunas fuentes viables de requisitos para productos aún sin desarrollar: ensayos de productos existentes con los usuarios, encuestas a los usuarios, estudios de observación, exploraciones del diseño, avances tecnológicos, nuevas estrategias de negocio, tendencias socioculturales, la reparación y el mantenimiento, los cambios en el entorno, nuevos procesos de producción como la fabricación digital, la logística, los embalajes, las normativas y leyes relacionadas, datos antropométricos e incluso la literatura. Si un diseño cumple los diversos requisitos del PRD, es muy probable que sea un buen diseño. Por lo tanto, la unión de todos los requisitos debe cubrir de forma exhaustiva los objetivos del proyecto. Un PRD con requisitos genéricos que cubren todas las áreas del proyecto sigue siendo mejor que un PRD incompleto con muchos detalles.

Para dar una idea completa del trabajo y crear requisitos realistas, es una buena práctica ensayar mentalmente el ciclo de vida del producto completo, desde la fabricación hasta la distribución e incluyendo situaciones de uso y del final de la vida útil. Antes de finalizar tu PRD, asegúrate de comprobar que no hayas olvidado ciertos aspectos que puedan llevar a los diseñadores a conclusiones indeseadas y viceversa, que no hayas incluido requisitos tan detallados que excluyan posibles conceptos alternativos que lleven a otros diseños satisfactorios. Recuerda que el acto de escribir un PRD ya es parte del pensamiento de diseño por sí mismo.

Un segundo aspecto clave del PRD es priorizar. Los diseñadores y los ingenieros necesitan saber en qué centrarse para crear un producto que tenga éxito. Un PRD no dicta a rajatabla lo que un producto debería ser, sino el inicio del proceso social que llamamos diseño, por lo que hasta ciertos puntos, hay margen para negociar. Por eso, siempre se pueden realizar modificaciones en el PRD durante el proceso de desarrollo, lo que lo convierte, en esencia, en un documento vivo.

Una buena forma de plasmar las prioridades es usar un triaje, es decir, dividir todos los requisitos en imprescindibles (cosas que se deben tener), deseados (cosas que se quieren tener) y deseables (cosas que estaría bien tener). De este modo, los diseñadores e ingenieros saben que sin cumplir con los requisitos imprescindibles, el producto nunca llegará a ser un éxito. Y sin cumplir con al menos algunos requisitos deseados, es posible crear un producto que cumpla lo mínimo para ser viable, pero que no guste ni a los clientes ni a los gestores de productos.  Los deseables son extras que se crearán si se cuenta con recursos adicionales disponibles. 

Una forma incluso mejor de asignar prioridades es asignar una escala más detallada, ya que algunos imprescindibles siguen siendo más importantes que otros y algunos deseables tienen más demanda entre los clientes que otros. Una nueva impresora 3D de estereolitografía de Formlabs debe incluir una cubierta naranja de acrílico porque forma parte del legado de la marca y bloquea la luz UV que puede interferir en el proceso, pero tal vez el requisito importante de que haya interacción con la pantalla táctil para configurar los ajustes de la impresora puede ser negociable si un diseñador puede encontrar otra solución elegante y factible que se adapte a todas las situaciones de uso. Como deseable, el detector de agotamiento del material puede aportar un beneficio mayor que el logotipo con retroiluminación led en la parte frontal de la máquina. Asignar un número de prioridad a los diferentes requisitos, digamos en una escala de 1 a 10, también contribuye a la elección de conceptos, ya que hace posible calcular una puntuación de éxito para cada concepto, como por ejemplo, mediante el método del despliegue de la función de calidad (QFD) u otros tipos de matrices de decisión.

Un tercer requisito clave para un PRD es que haga que los objetivos de desarrollo sean específicos. Utiliza oraciones completas claramente escritas y especifica las cantidades físicas siempre que sea posible. Es una buena práctica utilizar el método SMART: los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo. Cuando sea posible, muestra cómo los distintos elementos del producto contribuirán a los porcentajes de éxito de tu negocio. Esta forma de formular requisitos también ayuda a que los gestores de productos sean más conscientes de objetivos o restricciones irrelevantes que no se basan en el ámbito de un problema de diseño, sino en cosas como la costumbre, los malentendidos o la complacencia.

En cuarto lugar, mantén el PRD conciso. No es un plan de implementación técnica preparado de antemano; los ingenieros serán quienes creen esos planes dentro de su propio departamento. Un buen PRD hablará del comportamiento que se requiere del producto en sus contextos de uso en vez de definir previamente todo el diseño con especificaciones detalladas, incluso si en la mayoría de los casos contendrá algunas de dichas especificaciones. Después, la realización de estos objetivos queda en manos de los expertos en diseño.

Un PRD tampoco es una recopilación de afirmaciones de los accionistas respecto al diseño deseado. Este tipo de recopilaciones a menudo contienen afirmaciones que en el fondo son la misma cosa y que se pueden plasmar de forma más precisa mediante un requisito bien escrito. Una de las buenas prácticas es revisar expresamente los requisitos en busca de redundancias y ver si estas se pueden combinar o resumir.

Por encima de todo, un PRD es una visión general de los elementos del producto, una explicación de cómo contribuyen a su éxito de cara a diversos accionistas y una demostración de como funcionará el producto en diferentes situaciones de uso. En su forma más compacta, un PRD inicial no es sino una lista de preselección de requisitos clave que puede crecer y hacerse más precisa con el tiempo para reflejar la evolución de las decisiones de diseño. 

Es común que los diseñadores independientes y los estudios creativos elaboren un cuestionario de dos páginas dirigido a sus clientes que les pide que creen el equivalente de una lista preliminar de ese tipo. Esto da al diseñador más que otros documentos y presentaciones iniciales de 15 minutos, ya que exige detalles específicos necesarios, como la naturaleza del proyecto de diseño dentro de la empresa del cliente, la funcionalidad y la interacción previstas, el público objetivo, ventajas únicas respecto a la competencia, las preferencias de lenguaje de diseño, los resultados, los plazos y el presupuesto. En los proyectos de diseño complejos, los desarrolladores expanden la lista de preselección hasta generar un PRD más completo. El objetivo definitivo es que todos los participantes comprendan el proyecto y de qué trata.

Un PRD suele empezar con una página de título que contiene información general como el número/código del proyecto, la empresa y la división correspondiente, el gestor responsable, la fecha de creación y la versión del documento. A continuación, la introducción desarrolla el contexto del proyecto y describe por qué el nuevo producto se debe desarrollar para responder a las necesidades de distintos grupos de personas para una situación deseada en el futuro en la que interviene el nuevo producto.

El cuerpo del PRD comienza con una descripción de los objetivos del proyecto. Esto incluye la visión general del producto y los objetivos de alto nivel que tiene la empresa, combinados con estadísticas de éxito, indicadores clave de rendimiento (KPI), y un cronograma, siempre que sea posible.

Después, el PRD describe el origen de los requisitos: los accionistas y su papel en el ciclo de vida del producto, así como casos de uso que demuestren el uso previsto de los elementos clave del producto por parte de personas reales en situaciones reales. 

La mejor forma de agrupar los mismos requisitos es dentro de los diferentes aspectos del producto, ya que es el modo más completo de enumerarlos. Es posible que los diferentes accionistas y casos de uso provoquen que haya requisitos que tengan coincidencias parciales o sean completamente idénticos. Al mismo tiempo, una categorización clara de los aspectos del producto en ámbitos como el del hardware, la funcionalidad tecnológica, la interactividad, el software, la estética y la personalización, la fabricación y las normativas correspondientes genera una lista que aborda todos los puntos de manera exhaustiva. Asegúrate de numerar todas las categorías y cada uno de los requisitos, como se muestra en este fragmento de un PRD para auriculares personalizados:

En nuestro ejemplo, el código con la letra P que hay después de cada requisito, indica su prioridad en una escala que va de 1 a 10, siendo 10 el número de mayor importancia.

El PRD también incluye temas que requieren una investigación más profunda para poder completar el documento. Estos son los factores desconocidos que aún no están decididos y que pueden impulsar el desarrollo del producto en nuevas direcciones cuando se les da respuesta. Una empresa puede, por ejemplo, querer realizar una investigación sobre nuevos materiales como resinas de alto rendimiento que abra nuevos mercados y oportunidades de diseño, como plantillas impresas en 3D para calzado.

Por otro lado, el PRD debería incluir hitos relacionados con fechas en las que se han planeado presentaciones de conceptos, momentos de "congelación del diseño" en los que se toma decisiones fijas que afectan a todo el diseño o a aspectos importantes de él, así como a sus fechas previstas de fabricación, envío y lanzamiento. Por último, asegúrate de proporcionar una lista de recursos y repositorios de información para que los diseñadores la consulten durante el proceso de diseño, un glosario que explique términos técnicos presentes en el documento, apéndices opcionales con información detallada, una visión general de los productos de la competencia que incluya el posicionamiento del nuevo producto en el mercado, bocetos o prototipos de apoyo con ideas iniciales y dibujos de los componentes que expliquen las dimensiones internas y la configuración funcional necesarias.

En resumen, la estructura de un PRD tiene este aspecto:

• Apartado del título

  • Título y/o código del proyecto

  • Gestor(es) responsable(s)

  • Fecha de creación

  • Versión del documento

• Introducción

  • Información del trasfondo/contexto

  • Definición del problema/de las necesidades de los usuarios

• Objetivos

  • Visión

  • Metas

  • Posicionamiento del producto

• Accionistas

  • Usuarios

  • Compradores

  • Fabricantes

  • Asistencia al cliente

  • Marketing y Ventas

  • Socios externos

  • Instancias reguladoras

  • Minoristas

  • Etc...

• Ejemplos de uso

  • Historia de usuario n.º1

  • Historia de usuario n.º2

  • Etc...

• Aspectos

  • Hardware

  • Software

  • Diseño

  • Experiencia del usuario

  • Interactividad

  • Personalización

  • Fabricación

  • Normativas

  • Etc...

• Preguntas abiertas/Trabajo futuro

• Hitos

• Recursos

• Apéndices

• Glosario/Explicación de los términos

Por supuesto, siempre ayuda poder mirar un ejemplo real en vez de un esquema vacío, así que hemos creado un PRD ficticio para un producto conocido. Nuestro ejemplo de PRD describe los requisitos de los AirPods Pro de Apple cuando comenzó el proyecto y solo los AirPods de primera generación estaban en el mercado. 

En vez de crear un PRD desde cero, puedes utilizar esta plantilla como el punto de partida cuando quieras crear un PRD para tu producto. Basta con que hagas clic en "Use Template" (Usar plantilla) en la esquina superior derecha para duplicarla, borrar la información innecesaria y modificar la estructura del documento para que se ajuste a tus necesidades.

Ten en cuenta que aunque el PRD se basa en gran medida en datos reales relativos al producto, así como las normativas existentes para productos electrónicos de consumo, es completamente ficticio como documento corporativo.

El documento de requisitos del producto (PRD) es una herramienta esencial para el proceso de diseño y desarrollo de productos, de forma similar a las impresoras 3D que hacen posible crear prototipos y realizar nuevas iteraciones con rapidez.

Elaborar requisitos es una habilidad en sí misma. Hay que cubrir todas las áreas sin redundancias ni aspectos incompletos, escribir con un lenguaje claro y transmitir las prioridades en términos de lo que es imprescindible, lo que es deseado y lo que es deseable, evitando especificaciones técnicas directas relacionadas con el diseño que limiten sin necesidad las posibilidades. Un PRD exhaustivo también proporciona información adicional, como recursos externos, tablas de posicionamiento del producto, bocetos o maquetas que muestren la visión del creador y componentes técnicos que se vayan a integrar en el diseño.