Wie ein Engineering Program Manager von Formlabs in Heimarbeit neue Produkte veröffentlicht

Das Büro von Software Engineer Josh Bradshaw ist ausgestattet mit einem Form 3L. 

Im Zuge der COVID-19-Pandemie passen sich Unternehmen auf der ganzen Welt an die neue Realität an. Das kann eine Herausforderung sein, insbesondere bei Unternehmen wie Formlabs, die mit Prototypen arbeiten und diese testen müssen. Ingenieurteams, die zuvor im Büro Zugriff auf Materialien, Technik und Werkzeuge hatten, arbeiten jetzt von zuhause aus. In Anbetracht der bevorstehenden Produktveröffentlichungen, insbesondere des Form 3L, muss unser Ingenieurteam die wichtigen Fristen und Termine einhalten, damit der Veröffentlichung nichts im Wege steht.

Wie also schaffen es die Ingenieure ohne Zugang zum Büro, an einem materiellen Produkt zu arbeiten? Wie bleibt das Team des Form 3L auch im Homeoffice produktiv? Caitlin Reyda, Engineering Program Manager bei Formlabs, bietet Einblicke in die Zusammenarbeit mit einem Team, das an einer bevorstehenden Produktveröffentlichung arbeitet.

Als Engineering Program Manager ist Reyda die Arbeit mit großen Teams gewöhnt. Im Regelfall arbeitet sie mit fast 80 Leuten zusammen. Vor der COVID-19-Pandemie sorgte Reyda dafür, dass das Team bei der Veröffentlichung neuer Produkte planmäßig vorankam, im Speziellen beim Form 3L. Klare Kommunikation ist in jedem Team entscheidend, doch müssen dafür bei der Heimarbeit einige Hürden genommen werden. Im Büro zwischen all den Kollegen fällt das Gespräch leicht. Aber Homeoffice bedeutet mehr aktive Kommunikation über digitale Kanäle. „Ich glaube, bei der Arbeit zuhause ist es noch viel wichtiger, dass Informationen auch korrekt geteilt werden – ganz besonders wenn man bedenkt, wie sehr wir an unser offenes Büro gewöhnt sind. Dort hat sich der persönliche Gesprächsfluss von ganz allein ergeben und man war schnell eingeweiht“, berichtet Reyda. „Das Gespräch am Laufen zu halten, dafür muss man in manchen Fällen mehr Slack-Chats öffnen und mehr Slack-Gruppen anlegen. In anderen Fällen braucht man mehr Meetings, Standups und Gelegenheiten, die Leute in denselben Raum zu kriegen.“ 

Eine weitere Schlüsselkomponente der Kommunikation ist die Verfolgung der erledigten Arbeit. Laut Reyda haben die meisten Teams in der Ingenieurabteilung angefangen, in einer Tabelle die tägliche Arbeit zu erfassen. Das verbessert die Transparenz im Team. 

Neben der Kommunikation ist auch eine gewisse Vorbereitung nicht zu verachten. Reyda war vorausschauend genug und erstellte einen Verteilungsplan, damit die Teile und andere wichtige Materialien schon zu Beginn der Heimarbeit zu den Ingenieuren gelangten. „Bei der Gerätetechnik muss man einfach im Büro sein, man muss die Teile in der Hand halten. Glücklicherweise haben wir uns kurz davor noch darum gekümmert. Wir haben uns reingehangen und Überstunden geschrubbt, damit die Prototypen fertig werden“, erzählt sie. „Wir hatten einen kompletten Verteilungsplan, bei dem wir uns einen Laster gemietet und die Prototypen des Form 3L zu den Leuten nach Hause gekarrt haben, inklusive Kunstharz. Wir haben ihnen alles nach Hause geschickt: das ganze Zubehör, Wasch- und Lösungsmittel, was auch immer man für die Arbeit im Homeoffice braucht – nur so haben wir es geschafft.“

In Reydas Team gibt es ein breites Spektrum an Aufgaben. Einige Ingenieure drucken aktiv, andere arbeiten mit bereits gedruckten Prototypen, wieder andere führen Test durch zur Entwicklung der Druckeinstellungen für die verschiedenen Formlabs-Kunstharze und auch die Softwareentwickler nutzen die Drucker, um Firmware zu programmieren und zu testen.

Laut Reyda ist die Durchführung derselben Tests wie im Büro entscheidend. „Wir haben versucht, die Leute mit Klapptischen nach Hause zu schicken oder was sie sonst noch so brauchen. Werkzeuge aus dem Büro, Küchenpapier und Handschuhe, danach wurde am häufigsten gefragt.“

Bei einem Team dieser Größe sind das Delegieren von Aufgaben und die Verteilung der Ressourcen und Werkzeuge – z. B. der Drucker – eine Herausforderung. Doch fand Reyda einen Weg zur Priorisierung, um das meiste aus den Fertigkeiten jedes Ingenieurs herauszuholen. „Vieles hängt von der zu verrichtenden Arbeit ab. Die Leute, die am meisten Hand anlegen müssen und für gewöhnlich Zugang zu den Prototypen brauchen, die wollten wir priorisieren. Oder auch andere, die vielseitiger sind und mehrere Rollen übernehmen können und allein viel bewerkstelligen, die haben wir bei der Verteilung der Drucker bevorzugt.“

Verpasste Termine sind eine Katastrophe, doch die Ingenieurarbeit zuhause sorgt dafür, dass alles im Zeitplan bleibt. Reyda betont, wie wichtig es ist, Produktveröffentlichungen weiter voranzutreiben. „Wir haben alle solch enge Termine und knappe Fristen und ich glaube, wenn wir das nicht hätten, würde uns das schaden“, gibt sie an.

Im international aufgestellten Team mit Werken in verschiedenen Ländern können die Ingenieure von Formlabs derzeit aufgrund der Pandemie keine Qualitätskontrolle in China betreiben. Normalerweise würde Reyda dort zwei Ingenieure hinschicken. Formlabs hat jetzt zwei Ingenieure Vollzeit in China; so kann das Team Dinge aus der Ferne konstruieren. Das Team führt Zoom-Besprechungen mit den Ingenieuren in China durch. Diese haben mehrere Kameras mit verschiedenen Blickwinkeln und Totalaufnahmen des Druckers für alle Teilnehmer eingerichtet. „Sie haben für uns mehrere Zoom-Meetings geplant. Dann haben wir eins speziell für die Druckerkalibrierung, ein anderes für die Druckermontage oder Überarbeitungen oder sonst etwas. Dadurch haben wir quasi zuhause eine Übersicht, in der wir das verfolgen, und wir können in einem Videoanruf direkt mit ihnen reden“, so Reyda. „Ich glaube, das wird uns auch in der Zukunft weiterhelfen. Dann müssen wir nicht immer Leute rüberschicken. Das kann uns in Zukunft Geld sparen.“ 

Ungeachtet der Herausforderungen der Pandemie erfüllt Reydas Team noch immer die Termine und baut aktiv neue Prototypen, aktualisiert sie und verbessert das Design. Reyda meint: „Ein Großteil davon sind verankerte Prioritäten, dass alle am selben Strick ziehen und zusammen auf dieselben Meilensteine hinarbeiten und so oft wie nötig alle Informationen teilen.“