Come scrivere un documento di specifica dei requisiti di prodotto – Con modello gratuito

Il documento di specifica dei requisiti di prodotto o PRD descrive tutti gli aspetti che servono a realizzare con successo una nuova idea. Il PRD fa da ponte tra il brief di un progetto, che spesso è piuttosto vago, e il piano di implementazione ingegneristica, che è molto dettagliato. Questo documento è anche conosciuto come programma dei requisiti (POR), linee guida di design o, in alcuni ambiti, nucleo di prodotto. 

Il PRD fornisce a designer e sviluppatori un senso realistico di quali siano i requisiti per il prodotto in termini di aspetto e consistenza, di funzionamento, di allineamento con il marchio e la strategia dell'azienda, nonché delle modalità di utilizzo.

All'interno di un'azienda, a qualcuno viene un'idea geniale per un nuovo prodotto e vuole passare alla fase di sviluppo. Quindi decide di delineare un concetto generico dell'idea sotto forma di brief per il progetto e lo passa al dipartimento di progettazione, e così via. Giusto? Sbagliato. In realtà, spesso vengono prodotti dei design che funzionano bene sotto alcuni punti di vista, ma non sotto altri. Questo avviene perché, anche se a livello implicito si pensa di aver compreso la visione di chi ha avuto l'idea iniziale e si è passati alla fase di sviluppo con entusiasmo, spesso il risultato finale dimostra che l'interpretazione non corrisponde al concetto originale.

Eppure alcuni aspetti dello sviluppo di prodotto sono abbastanza semplici da non richiedere un PRD. Descrizioni come "Progettazione di un annaffiatoio da un litro stampato a iniezione in un unico pezzo con un'estetica geometrica per attirare l'attenzione all'interno di una casa minimalista" e "Progettazione di una ciambella gonfiabile da spiaggia in grado di tenere a galla una persona di 90 kg", unite alla descrizione del target ideale e magari anche a una tavola di stile, sono indicazioni sufficienti per un PRD iniziale di questi articoli.

Alcuni prodotti sono abbastanza semplici da non richiedere un PRD, che è invece indispensabile per i prodotti più complessi. Scorri verso il basso per scaricare un esempio di PRD reale per gli Apple Airpods Pro.

Ma quando le funzionalità e la configurazione hardware si fanno più complesse, è importante che le descrizioni siano più specifiche. Lo sviluppo di una casetta per uccelli in materiale biocomposito prodotta in serie, ad esempio, è già a un livello superiore. Aperture di dimensioni diverse attireranno specie diverse. Deve esserci una giusta quantità di ventilazione, regolazione della temperatura, protezione, e siamo solo all'inizio della lista. I designer dovranno avere tutte le informazioni necessarie per arrivare a un design efficace.

Con prodotti integrati complessi entrano in gioco molti aspetti diversi, ognuno dotato di requisiti specifici: ad esempio hardware, software, elettronica, esperienza utente, assemblaggio, branding ed etichettatura, imballaggio, interoperabilità, politica di assistenza, eccetera, eccetera. Difficilmente tutti questi elementi vengono compresi a fondo dal team di sviluppo ed è quindi necessario un documento che spesso supera le cinque pagine per registrarli tutti.

Di conseguenza, se non è possibile descrivere il prodotto o il sistema da lanciare in un singolo paragrafo è essenziale allegare un PRD.

Oltre a garantire una perfetta trasformazione della visione iniziale in un prodotto tangibile, la creazione di un PRD ha anche altri vantaggi:

• Valuta e individua futuri ostacoli

• Aiuta a stabilire dei criteri di valutazione per il successo di nuovi prodotti

• Illustra la priorità dei diversi aspetti del prodotto

• Aumenta la consapevolezza sui vari clienti e casi d'uso

• Stabilisce l'importanza della gestione del prodotto nei nuovi processi di sviluppo

• Unisce tra loro lo sviluppo di prodotto e una visione globale anziché limitarsi a essere una serie di aggiunte di caratteristiche e miglioramenti

• Garantisce la validità del design

• Fornisce una panoramica completa del progetto che aiuterà a raccontare e vendere la sua storia

• Migliora la cooperazione multidisciplinare e la comprensione reciproca complessiva

• Elimina lo stress dell'ignoto rendendo il progetto comprensibile, risollevando il morale e stimolando le persone coinvolte

Gli svantaggi della creazione di un PRD sono:

• Acquisire le competenze per scrivere un PRD richiede tempo;

  • Requisiti altamente specifici in una fase troppo precoce del processo possono provocare discussioni poco produttive e che fanno perdere tempo prezioso

  • Un PRD troppo vago e prolisso può confondere le idee e tende a essere ignorato

• Può impedire conversazioni all'interno delle quali potrebbero insorgere domande utili a far luce sulle qualità implicite del design, favorendo invece l'idea che se il design soddisfa tutti i requisiti stabiliti, allora deve essere ciò che vuole il cliente.

• Può impedire esplorazioni più approfondite del design che potrebbero portare a ulteriori prodotti di successo oltre a quello in oggetto.

Un PRD è innanzitutto un piano di ampia portata che serve a tracciare la traiettoria di sviluppo e a presentare i requisiti dalla prospettiva di diverse parti interessate, diversi aspetti di prodotto e diversi processi correlati. Gli elementi che possono potenzialmente generare requisiti specifici per i prodotti futuri sono molteplici: test dei prodotti da parte degli utenti, sondaggi per gli utenti, studi di osservazione, esplorazioni di design, sviluppi tecnologici, nuove strategie commerciali, tendenze socio-culturali, considerazioni relative alla riparazione e alla manutenzione, trasformazione dell'ambiente circostante, nuovi processi di fabbricazione (come la produzione digitale), logistica, imballaggio, norme legislative, dati antropometrici, letteratura e molti altri. Se un design rispetta tutti i vari requisiti del PRD, vi sono ottime possibilità che sia un buon design. Pertanto, tutti i requisiti devono tenere conto degli obiettivi del progetto. Un PRD con requisiti generici ma riguardanti tutte le aree interessate è comunque meglio di un PRD incompleto con molti dettagli relativi a un'area particolare.

Per fornire un quadro completo e creare requisiti realistici è buona prassi ripassare mentalmente il ciclo di vita di uno specifico prodotto, dalla produzione alla distribuzione, inclusi i casi d'uso previsti e la fine del ciclo di vita. Prima di finalizzare il PRD, assicurati di non aver dimenticato aspetti che potrebbero essere fuorvianti per i designer e viceversa di non aver incluso requisiti troppo dettagliati, che potrebbero impedire lo sviluppo di concetti alternativi in grado di dar vita a design efficaci. Ricorda che scrivere un PRD fa già parte del pensiero progettuale.

Un secondo aspetto chiave di un PRD è la determinazione delle priorità. Designer e ingegneri devono sapere su cosa concentrarsi per creare un prodotto di successo. Un PRD non stabilisce in modo definitivo e assoluto che cosa debba essere un prodotto, ma è l'inizio di un processo sociale chiamato design che include una certa misura di negoziazione. Per questo motivo, il PRD è essenzialmente un documento vivo, che andrà sempre incontro ad adattamenti durante il processo di sviluppo.

Un modo efficace per determinare le priorità è attraverso un triage: tutti i requisiti vengono suddivisi in essenziali, importanti e desiderabili. In questo modo designer e ingegneri sapranno che il prodotto potrà essere considerato accettabile solo se vengono soddisfatti almeno i requisiti essenziali. Inoltre, se non vengono soddisfatti almeno alcuni dei requisiti importanti, vi è il rischio di creare un prodotto minimo utilizzabile che però potrebbe non piacere ai clienti e ai responsabili di prodotto.I requisiti desiderabili sono extra e vengono sviluppati solo se le risorse lo consentono. 

Per stabilire le priorità in modo più preciso è possibile utilizzare una scala ancora più dettagliata, dal momento che alcuni requisiti essenziali sono più importanti di altri e certi requisiti desiderabili sono più richiesti dai clienti rispetto ad altri. Una nuova stampante 3D stereolitografica Formlabs deve includere un coperchio in acrilico di colore arancione perché fa parte del patrimonio del marchio e blocca la luce UV che altrimenti interferirebbe con il processo di stampa. Il requisito dell'interfaccia touchscreen per la gestione delle impostazioni di stampa, invece, è negoziabile a patto che i designer trovino un'altra soluzione pratica ed elegante in grado di soddisfare tutti i casi d'uso. Il sensore che rileva l'eventuale esaurimento del materiale, pur essendo un requisito desiderabile, potrebbe risultare più utile rispetto al logo retroilluminato LED sul lato anteriore della stampante. Anche l'assegnazione di un numero di priorità ai diversi requisiti (ad esempio su una scala da 1 a 10) può aiutare a selezionare i diversi concetti, poiché permette di calcolare un punteggio di successo per ciascun concetto attraverso il metodo Quality Function Deployment o altri tipi di matrici decisionali.

Un terzo requisito chiave per un PRD è il fatto che deve rendere specifici gli obiettivi di sviluppo. Utilizza frasi complete e scritte chiaramente e, se possibile, specifica le quantità fisiche. È buona prassi seguire il principio SMART, secondo il quale gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo. Se possibile, illustra in che misura le diverse caratteristiche di prodotto contribuiranno al successo dell'azienda. Questo modo per formulare i requisiti aiuta i responsabili di prodotto a riconoscere obiettivi irrilevanti o vincoli che potrebbero essere sconosciuti nel territorio in cui si presenta il problema di design, ad esempio a causa di abitudini, incomprensioni o conformità.

Quarto requisito: il PRD deve essere conciso. Non si tratta di un piano di implementazione tecnica preconfezionato. I documenti di questo tipo verranno creati dal dipartimento di ingegneria. Un buon PRD illustrerà il comportamento richiesto del prodotto nei suoi contesti d'uso, senza necessariamente definire il design in anticipo attraverso specifiche dettagliate, anche se nella maggior parte dei casi ne contiene alcune. La successiva realizzazione dipende dagli esperti di design.

Inoltre, il PRD non è una raccolta di dichiarazioni delle diverse parti interessate sul design previsto. Il PRD contiene spesso diverse dichiarazioni che si riferiscono allo stesso concetto e potrebbero essere presentate più precisamente in un solo requisito formulato in modo più chiaro. Le buone pratiche suggeriscono di controllare attentamente che non ci siano elementi ridondanti nei diversi requisiti ed eventualmente combinarli.

Un PRD è prima di tutto una panoramica delle caratteristiche di prodotto, una spiegazione di come queste contribuiscono al successo per le diverse parti interessate e una dimostrazione del funzionamento nei vari casi d'uso. Nella sua forma più compatta, un PRD iniziale non è altro che una breve lista di requisiti chiave, che con il passare del tempo può diventare più lunga e precisa per riflettere l'evoluzione delle decisioni di design. 

Spesso i designer indipendenti e gli studi creativi propongano ai loro clienti un questionario di due pagine in cui si chiede loro di creare l'equivalente di tale lista. Questo fornisce ai designer più informazioni rispetto a un incontro di briefing della durata di 15 minuti, in quanto richiede esplicitamente di completare alcune specifiche necessarie, quali la natura del progetto di design dell'azienda del cliente, le funzionalità e le interazioni previste, la demografia stabilita, i vantaggi unici rispetto alla concorrenza, le preferenze del linguaggio di design, i risultati attesi, le scadenze e il budget. Per i progetti di design complessi, gli sviluppatori partono dalla lista breve e la espandono fino ad arrivare a un PRD completo. L'obiettivo finale è che si arrivi a una comprensione del progetto condivisa da tutti.

Un PRD è formato tipicamente da un frontespizio che contiene informazioni generali come il nome/codice di progetto, l'azienda e il dipartimento, i responsabili del progetto, la data di creazione e la versione del documento. L'introduzione presenta quindi il contesto del progetto e descrive perché è necessario che il nuovo prodotto sia sviluppato secondo le esigenze dei diversi gruppi di persone coinvolte, al fine di arrivare a una nuova situazione futura ideale che include il nuovo prodotto.

Il corpo del PRD inizia con una descrizione degli obiettivi del progetto. Questa descrizione include la visione globale del prodotto e gli obiettivi di alto livello dell'azienda, nonché le metriche per la misurazione del successo, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e, se possibile, un arco temporale.

Il PRD passa poi alla descrizione della fonte di ciascun requisito: le parti interessate e il loro ruolo nel ciclo di vita del prodotto (PLC), nonché i casi d'uso che presentano l'utilizzo previsto delle caratteristiche chiave del prodotto da parte di persone reali in situazioni reali. 

I requisiti vengono raggruppati in base ai diversi aspetti del prodotto poiché in questo modo si ottiene una lista più chiara e completa. Parti interessate e casi d'uso differenti potrebbero avere requisiti identici o in comune. Al contempo, una classificazione chiara degli aspetti del prodotto in aree quali hardware, funzionalità tecnologica, interattività, software, estetica e personalizzazione, produzione e normative dà luogo a una lista che comprende tutti i punti menzionati. Assicurati di assegnare un numero a ciascuna categoria e a ogni singolo requisito, come mostrato in questo estratto di un PRD per auricolari personalizzati:

In questo esempio, il codice P dopo ciascun requisito indica la sua priorità su una scala da 1 a 10, in cui 10 indica la priorità più alta.

Il PRD include anche argomenti che devono essere approfonditi per poter completare il documento. Questi sono i fattori sconosciuti sui quali non sono ancora state prese decisioni e che una volta esaminati potrebbero portare lo sviluppo di prodotto in nuove direzioni. Ad esempio, un'azienda potrebbe decidere di studiare nuovi materiali in grado di aprire nuovi mercati e opportunità di design, come resine ad alta prestazione per produrre solette per scarpe stampate in 3D.

In conclusione, il PRD deve contenere punti fondamentali legati alle date pianificate per la presentazioni dei concetti, ai momenti di sospensione del progetto in cui vengono prese decisioni fisse sull'intero design o su alcuni aspetti importanti, nonché alla produzione, alla spedizione e alle date di lancio. Infine, assicurati di fornire una lista di risorse e archivi di informazioni che i designer potranno consultare durante la progettazione, un glossario che spiega i termini tecnici presenti nel documento, eventuali appendici con informazioni dettagliate, una panoramica dei prodotti concorrenti completa del posizionamento del nuovo prodotto, bozze o simulazioni di supporto con idee iniziali e disegni dei componenti completi di dimensioni interne richieste e configurazione funzionale.

In breve, la struttura di un PRD è la seguente:

• Sezione del titolo

  • Titolo e/o codice del progetto

  • Responsabile/i di progetto

  • Data di creazione

  • Versione del documento

• Introduzione

  • Informazioni di base / contesto

  • Definizione dei problemi / necessità degli utenti

• Finalità

  • Visione

  • Obiettivi

  • Posizionamento

• Parti interessate

  • Utenti

  • Acquirenti

  • Produttori

  • Servizio clienti

  • Marketing e vendite

  • Partner esterni

  • Istanze normative

  • Rivenditori

  • Ecc.

• Casi d'uso

  • Storia di un utente 1

  • Storia di un utente 2

  • Ecc.

• Aspetti

  • Hardware

  • Software

  • Design

  • Esperienza utente

  • Interattività

  • Personalizzazione

  • Produzione

  • Regolamenti

  • Ecc.

• Domande aperte / lavoro futuro

• Tappe fondamentali

• Risorse

• Appendici

• Glossario / spiegazione dei termini

Naturalmente, è sempre utile confrontarsi con un esempio reale e non soltanto con uno schema generale non compilato. Per questo motivo abbiamo creato fac-simile di PRD per un prodotto molto conosciuto. Il nostro PRD esemplificativo descrive i requisiti per gli Apple AirPods Pro durante le fasi iniziali del progetto, quando erano presenti sul mercato soltanto gli AirPods di prima generazione. 

Anziché creare un PRD da zero, puoi usare questo modello come punto di partenza per creare un PRD per il tuo prodotto. Ti basta cliccare su "Use Template" (Usa modello) nell'angolo in alto a destra per duplicarlo, eliminare le informazioni non necessarie e modificare la struttura del documento secondo le tue esigenze.

Ricorda che, sebbene il PRD si basi in larga parte su dati reali relativi al prodotto e su normative esistenti per componenti elettronici di consumo, come documento aziendale è interamente fittizio.

Il documento di specifica dei requisiti (PRD) è uno strumento essenziale nel processo di progettazione e sviluppo di prodotto, proprio come nel caso delle stampanti 3D che consentono di eseguire rapidamente la prototipazione e l'iterazione di nuovi design.

La definizione dei requisiti richiede competenza. Questi devono comprendere tutti gli aspetti rilevanti senza risultare ridondanti o incompleti, essere scritti con un linguaggio non ambiguo e stabilire una gerarchia delle priorità, da quelle essenziali a quelle desiderabili, evitando specifiche tecniche dirette legate al design, che ne potrebbero limitare le possibilità. Un PRD completo fornisce inoltre informazioni aggiuntive come risorse esterne, tabelle di posizionamento del prodotto, bozze o simulazioni che dimostrano la visione, nonché componenti tecnici da integrare nel design.