Comment trouver un bon sous-traitant

Un fabricant sous contrat (CM) est une entreprise qui prend en charge une partie du processus de production d'une autre entreprise, dans le cadre d'un accord de service mutuellement avantageux. Dans le contexte commercial mondial actuel, le choix d'un CM peut être un processus long et complexe. Il ne s'agit pas seulement de sélectionner la meilleure offre de prix ou l'équipe la plus efficace pour déléguer vos tâches de fabrication ; de nombreux facteurs doivent être pris en compte pour faire le bon choix. 

Cet article donne un aperçu des éléments à prendre en compte lors du choix d'un fabricant sous contrat et propose un modèle de feuille de calcul pratique pour comparer les facteurs tarifaires et qualitatifs.

La fabrication en sous-traitance se base sur un contrat de fabrication. L'entreprise demandeuse sélectionne un certain nombre de sociétés de production candidates et leur envoie une demande de devis (RFQ). Les fabricants fournissent ensuite leurs offres de prix pour tous les composants concernés, et un prix fixe est négocié pour une quantité déterminée de biens produits. 

Ce prix englobe le personnel, l'équipement, les matériaux, l'outillage et les options de livraison disponibles. Une fois qu'un accord a été conclu, le fabricant sous contrat peut également confier la fabrication de certaines parties de la nomenclature à des sous-traitants. Travailler avec un fabricant sous contrat revient donc en quelque sorte à louer une usine hors site.

Les entreprises délèguent leur processus de production à un CM pour un certain nombre de raisons :

• Réduction des coûts : La construction d'une usine entraîne des coûts extrêmement élevés, ce qui signifie que passer par un CM est souvent le seul moyen de lancer la production, surtout pour les startups. Beaucoup de fabricants sous contrat sont basés en Chine, en Inde et dans les pays d'Asie du Sud-Est, où le coût de la main-d'œuvre peut être jusqu'à dix fois inférieur à celui des États-Unis ou de l'Europe. Produire en Chine est particulièrement intéressant pour les gros volumes de produits qui ne sont pas sensibles à la propriété intellectuelle, qui nécessitent des technologies de fabrication conventionnelles comme le moulage par injection et une main-d'œuvre importante pour l'assemblage, et dont les délais d'expédition ne sont pas trop serrés.

• Délai de commercialisation : Construire sa propre usine à partir de rien peut prendre des années. Les CM disposent déjà des installations, de la plupart des équipements et de la main d'oeuvre. Il suffit donc de quelques mois pour lancer la production.

• Simplification : L'externalisation de la production permet à l'entreprise de ne pas avoir à développer une expertise pour mettre en place et faire fonctionner une ligne de production. Au lieu de cela, elle libère des ressources internes, ce qui lui permet de se concentrer sur des compétences clés, comme par exemple la recherche et le développement, la stratégie de marque ou le marketing.

• Efficacité : Choisir un partenaire de fabrication qui peut produire tous les composants de votre produit au même endroit optimise la chaîne d'approvisionnement en évitant une planification complexe et des retards inutiles.

• Contrôle de la qualité : De nombreuses usines, notamment en Europe et aux États-Unis, doivent se conformer à des règles de qualité strictes. Cela permet de garantir la haute qualité des pièces et d'éviter de modifier le produit pour répondre aux normes de conformité, ce qui peut coûter des dizaines de milliers de dollars.

• Expertise : Les meilleurs CM seront enthousiastes à l'idée de fabriquer votre produit et offriront des conseils techniques, une aide à la conception en vue de la fabrication (DFM) et des services d'ingénierie non récurrents (NRE). En optant pour un producteur de concepts d'origine (ODM), l'entreprise demandeuse disposera d'une équipe de développement supplémentaire. Elle pourra également apporter son aide pour des questions techniques ayant trait au choix des matériaux, à la construction des moules ou aux plans d'assemblage.

• Demande variable : Le plus grand avantage de la fabrication en sous-traitance est la possibilité d'adapter la taille des lots à votre guise. Chaque contrat de fabrication couvrira une quantité de produits définie. Si votre collaboration est fructueuse, il est facile de commander de nouveaux lots chez le même fabricant en fonction de la demande. Souvent, les fabricants sous contrat accordent des remises en fonction de la quantité minimale de commande (QM) ou de l'utilisation annuelle estimée (UAE). Généralement, une grande usine en Chine commencera avec 5000 unités et/ou visera une production totale d'environ un million de dollars US par an pour chaque client.

Si l'externalisation de la production présente des avantages, elle comporte également certains risques :

• Changements de produits : Le produit défini par la nomenclature, les dessins et les prototypes ne peut pas toujours être fabriqué tel quel par l'équipement et le personnel du CM. En fonction du projet, le fabricant pourra modifier légèrement le modèle CAO ou en développer sa propre version pour faciliter la production et la rendre plus rentable. Il est impératif de discuter des caractéristiques de conception les plus importantes avant de découvrir qu'un angle, une caractéristique ou une couleur ne répond pas à vos attentes.

• Déviations de la qualité : Il est important de vérifier que votre CM respecte toutes les normes de conformité, telles que les réglementations UL, ETL, CSA, CE, ROHS et FDA. En vous assurant dès le départ que toutes les installations sont conformes, vous pourrez économiser énormément. Il est également important de se mettre d'accord sur les normes des moules, en particulier si vous envisagez d'en confier un à votre sous-traitant.

• Les copies : Même si un accord de confidentialité est signé en même temps que le contrat de fabrication, il est relativement facile pour un employé d'usine de voler des informations sensibles, voire de copier le produit pour son propre profit. Pour éviter cela, il est important de visiter l'usine et de s'imprégner de la culture d'entreprise. Prenez garde à ne pas envoyer de fichiers CAO natifs ; utilisez plutôt des formats de conversion tels que IGES et STEP. Parfois, les composants sont envoyés séparément aux différents fournisseurs pour devis afin que le produit final soit gardé secret. Cependant, il est préférable de trouver un CM digne de confiance qui puisse prendre en charge l'ensemble du processus de production.

• Long délai de production : Il n'est pas rare de devoir attendre 90 jours pour recevoir un produit fabriqué en Asie, et le transport maritime prend au moins un mois. Le fret aérien est rapide, mais son coût est important à la fois pour l'entreprise et pour la planète. Si possible, privilégiez le transport ferroviaire. Il est également difficile de gérer les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, car c'est le sous-traitant qui s'en occupe. Les barrières linguistiques et les différences culturelles peuvent également causer des retards. Prenez le nouvel an chinois par exemple. En théorie, il dure environ trois semaines à partir de la mi-février ; mais dans la pratique, les employés partent rendre visite à leur famille dans une période de six semaines. Il s'agit d'une période de grande imprévisibilité sur le plan commercial. Veillez donc à bien en tenir compte en planifiant votre projet.

• Tarification opaque : Avec la fabrication en sous-traitance, deux organisations doivent faire des bénéfices au lieu d'une seule. Cela peut augmenter le coût des produits vendus. Les usines facturent souvent des frais supplémentaires pour la main-d'œuvre, les frais généraux et les bénéfices (LOP). Ils peuvent atteindre jusqu'à 30 % du prix initialement proposé. Si l'acheteur prend la responsabilité du transport, il y a des frais d'expédition supplémentaires. Enfin, tenez compte du coût des échantillons, des premiers tirs (FS) et/ou de l'outillage du pilote d'ingénierie (EP) qui sont comptabilisés avant le début de la production (PS).

• Collaboration à long terme : Les fabricants sous contrat apprécient une relation commerciale durable et s'attendent à recevoir une commande pour des lots de suivi et des projets futurs. Ils donneront la priorité aux partenaires qui promettent une collaboration continue.

• Distance : Un voyage vers la Chine peut prendre entre 12 et 48 heures au départ des États-Unis ou de l'Europe. Un voyage d'une semaine pour visiter les usines d'un sous-traitant coûtera à votre entreprise de 2000 à 5000 USD par personne. 

• Choc culturel : À l'étranger, ne pas respecter les pratiques culturelles et commerciales constitue une grosse erreur. Il est important de ne pas comparer le nouveau pays au pays d'origine, mais de prendre le temps de comprendre comment les choses fonctionnent. L'importance du consensus et de la hiérarchie peut par exemple varier selon le pays. En Asie, l'établissement de relations en face à face prend du temps. Afin de ne pas « perdre la face », certains auront tendance à éviter la confrontation directe et à ne pas dire « non ». Un « oui » doit alors être considéré comme une reconnaissance plutôt qu'un accord. Pour donner une bonne impression, une compagnie pourra envoyer quelqu'un parlant bien l'anglais plutôt que son représentant le plus expérimenté ou son meilleur négociateur. Cela peut provoquer des problèmes imprévisibles dans le processus de négociation. Il existe également des règles d'étiquette pour toutes sortes de choses (saluer, manger, échanger des cartes de visite, savoir où s'asseoir dans la salle, s'habiller,...). Si vous faites des affaires dans la région pour la première fois, il est conseillé d'engager un interprète ou un conseiller parlant la langue pour combler le fossé culturel et linguistique.

À mesure que les étapes de prototypage vous donnent un meilleur aperçu de votre produit, vous pouvez commencer à chercher des candidats. Il existe plusieurs portails en ligne, mais des liens plus directs peuvent être établis en s'informant auprès de vos réseaux personnels et en visitant des salons professionnels.

Voici une liste de moyens populaires pour trouver un bon CM :

• Des salons professionnels, tels que la légendaire foire de Canton en Chine, la foire de Hanovre en Allemagne, IMTEX India et MODEX USA.

• Des sociétés de conseil en production, telles que Dragon Innovation

• En ligne

  • Alibaba, le plus grand marché mondial de vente en ligne. Des lignes de communication courtes et ouvertes à tous.

  • Better Business Bureau, pour une liste d'entreprises responsables établie de manière critique.

  • Europages, une place de marché B2B européenne.

  • Kompass, une liste mondiale de fabricants B2B.

  • Made In China, pour les fournisseurs chinois de composants.

  • MFG.com. Place de marché pour la production industrielle sur mesure.

  • ThomasNet

  • Yellow Pages pour les entreprises aux États-Unis.

  • Yell pour les entreprises au Royaume-Uni.

  • Rosfirm, pour les produits et fournisseurs en Russie.

  • Solostocks, pour les produits et les fournisseurs en Amérique latine.

• Votre réseau personnel

Après la phase d'orientation, sélectionnez cinq à dix CM potentiels avec lesquels vous souhaiteriez vous associer. L'impression générale est certes importante, mais la meilleure façon de procéder est d'établir des critères de sélection. Votre équipe décidera de l'importance de chaque critère, puis les CM potentiels seront notés selon une matrice de décision. 

Les critères de sélection peuvent inclure :

• Coût des ventes (COGS) / coût total : Tenez compte de l'outillage, des échantillons, des prototypes, des séries pilotes, des achats de pièces OEM, de la personnalisation, de l'emballage, de l'expédition, des droits et des conditions de paiement. Si le coût total est inférieur à celui qu'impliquerait l'augmentation de la main-d'œuvre et des services publics en interne, cela signifie qu'il vaut mieux externaliser.

• La taille de l'entreprise : un fabricant sous contrat n'est peut-être pas prêt à gérer votre projet si vous devenez son plus gros client. D'autre part, si vous êtes son plus petit client, il se peut qu'il ne donne pas la priorité à votre projet.

• Portfolio de produits : Adéquation de la vision globale, du secteur et du portefeuille de produits. Si le CM a fabriqué des produits similaires aux vôtres, il est probable qu'il donnera de meilleurs résultats.

• Communication : Le CM répond-il rapidement aux e-mails ? Est-il facile d'organiser des conférences téléphoniques avec lui ? La barrière linguistique est-elle importante ? Si la communication est déjà compliquée dès le début, il y a de fortes chances que le problème s'aggrave par la suite.  

• Relation : Si c'est la première fois que votre entreprise fait des affaires dans une région ou avec un CM, tenez compte du choc culturel et de l'investissement en temps que peut représenter l'établissement de cette collaboration.

• Potentiel d'évolution : Les facteurs importants sont l'automatisation, la taille de l'entreprise, les remises sur le volume et la possibilité d'agrandir les installations si la demande augmente.

• Expédition : Envisagez des alternatives d'expédition vers les régions spécifiques où vos produits auront le plus de chances d'être vendus.

• Chaîne logistique : Le CM peut-il produire la plupart des composants au même endroit ? Peut-il se procurer facilement toutes les pièces dans sa région ?Cela comprend les composants, le châssis, le boîtier, le circuit imprimé, le logiciel, l'emballage, le câblage et la documentation.

• Équipement : Le CM dispose-t-il de l'équipement adéquat pour fabriquer votre produit ? Il n'est pas nécessaire qu'il soit toujours à la pointe de la technologie, mais dispose-t-il des technologies requises pour la production, le post-traitement, l'assemblage, etc. ? Dispose-t-il de toute la documentation nécessaire pour l'entretien et l'étalonnage ? L'inventaire est-il bien géré ? L'équipement est-il partagé entre plusieurs projets ? Son protocole incendie est-il au point ? Son expertise est-elle suffisante pour tirer pleinement parti du potentiel de l'atelier ? Les ouvriers des ateliers ont-ils accès à de bons programmes de formation ?

• Qualité : Respect des normes de qualité telles que la norme ISO 9001, ainsi que des normes CMF (couleurs, matériaux et finition) tels que Pantone pour les couleurs et SPI, Mold-Tech, YS et VDI pour la finition des textures.

• Services supplémentaires : Certains CM offrent une assistance en matière de DFM, de réduction des coûts, d'optimisation des produits, de recherche de composants, etc.

• Propriété intellectuelle : Sécurité de la propriété intellectuelle.

• Risque politique : Augmentation des droits de douane ou d'autres barrières en raison de guerres commerciales internationales.

Nous avons créé un exemple de matrice de comparaison accompagnée d'une nomenclature fictive des Airpods Pro d'Apple : le même modèle que celui utilisé dans notre guide sur la nomenclature.

Dans la feuille intitulée « Comparaison CM », les partenaires de fabrication potentiels sont classés en fonction de différents critères, avec une pondération variable selon leur importance. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble et de ne pas être biaisé. En effet, on accorde souvent trop d'importance à certains facteurs (le coût le plus bas, la taille du fabricant, la culture d'entreprise,...). Le processus peut être démocratisé en impliquant des membres de la direction et des équipes de développement pour déterminer les critères de sélection et leur importance respective. 

Une comparaison permet également de mettre en évidence d'éventuels signaux d'alarme. Par exemple, même si l'entreprise fictive Black Wizard a obtenu le troisième meilleur score, elles doit être éliminée en raison de sa communication trop rigide. Avec ses lignes de communication courtes, ses équipements de pointe, ses possibilités d'automatisation et sa culture d'entreprise exceptionnellement proactive, le groupe fictif Hodon serait le meilleur choix selon ce tableau. 

Sur les cinq à dix candidats initialement choisis, les demandes de devis sont généralement envoyées à trois ou cinq après signature des accords de confidentialité. Pour les grands projets, il ne suffit pas d'envoyer les données CAO ; les demandes de devis doivent contenir des descriptions détaillées pour que le fabricant puisse avoir une bonne compréhension du projet.

Le document commence par l'équivalent d'une lettre de présentation qui donne un aperçu de l'entreprise, de l'équipe, du financement, une description du produit, son état de développement, ainsi que ce qui est attendu du CM. Il énumère également plusieurs critères que l'usine doit respecter.

La deuxième partie de la demande de devis contient autant d'informations que possible sur le produit : une nomenclature, des dessins, des spécifications CMF, un prototype, des fichiers Gerber s'il contient des composants électroniques, et les marges prévues. Les prototypes imprimés en 3D peuvent également être d'excellents outils pour communiquer l'intention de conception du produit. 

Enfin, la demande doit inclure un calendrier pour toutes les étapes de la mise en production.

Une fois les devis obtenus, les prix proposés pour tous les composants de la nomenclature doivent être ajoutés à un tableau de comparaison afin qu'ils puissent être comparés et examinés individuellement. Voir la feuille intitulée « Comparaison des prix » dans notre exemple.

Le coût des ventes dépend largement des coûts des produits, des coûts fixes et des coûts de la main-d'œuvre. La cellule « Volume » est très importante : en changeant la quantité de la commande, elle mettra automatiquement à jour le coût des ventes. En effet, les coûts fixes sont d'autant moins importants que la quantité commandée est élevée. Cela peut vous aider à choisir le meilleur fabricant si vous comptez augmenter la production à l'avenir.

Après avoir reçu les devis initiaux, il est bon de contacter les différents CM pour négocier les devis et réduire les prix globaux. Pour réduire le coût total, une excellente stratégie consiste à se concentrer sur les trois à cinq composants les plus coûteux. Ce sont eux qui vous apporteront le plus gros bénéfice. 

Un contrat de fabrication unique jouera également en faveur de l'entreprise demandeuse. Cela signifie qu'au lieu de confier la production de chaque pièce à différents sous-traitants, le CM choisi recevra une licence exclusive pour fabriquer le produit. 

De même, le fait d'informer le CM d'offres compétitives peut l'inciter à proposer un prix plus avantageux. Et outre le prix des composants, pensez à négocier une meilleure garantie, l'assistance, le transport et les plans de paiement. Chaque entreprise négocie à sa manière. Le degré de flexibilité d'un accord peut donc varier selon la situation.

Avant de faire votre choix final, il est essentiel de visiter en personne les usines d'au moins un voire trois des candidats. La situation sur place vous apportera un nouveau regard sur cette collaboration. Les avantages d'une visite d'usine sont nombreux :

• Rencontrer l'équipe pour connaître son niveau d'engagement.

• Examiner les échantillons de produits fabriqués par l'usine.

• Voir les installations et les machines en situation réelle pour connaître le niveau d'expertise.

• Se faire une idée des conditions de travail, de la stabilité financière et des mesures de protection de la propriété intellectuelle.

• Rencontrer les cadres supérieurs

Il est courant qu'un dîner soit organisé entre les représentants de la société demandeuse et le propriétaire ou les dirigeants de l'usine sous-traitante. C'est une façon conviviale d’apprendre à se connaître, et c'est généralement là que les discussions aboutissent à la signature du contrat de fabrication. Il est conseillé d'envoyer une personne du service des achats pour négocier, un traducteur/interprète et une personne du département d'ingénierie pour donner des conseils techniques sur le produit.

Le choix d'un fabricant sous contrat requiert une grande attention, une expertise et une équipe impliquée. Il ne faut pas voir les sous-traitants comme des machines auxquelles il suffit de donner des conceptions et un financement pour obtenir le produit voulu. Travailler avec un CM est une collaboration à long terme impliquant de nombreux aspects. 

L'envoi d'une demande de devis n'est qu'une des étapes clés avant la signature du contrat ; il ne faut pas négliger l'importance de la communication, de la négociation, du travail d'équipe, des matrices de décision et des visites d'usine.